Coś się kończy, coś zaczyna, czyli żegnaj RIS, witaj BUR

Znany pisarz C.S. Lewis napisał (a inni to powtarzają), że tam gdzie kończy się jedna droga, inna czeka, by ją odkryć. Czasami koniec drogi wyznaczają drogowcy, czasem – prawodawcy. Ostatniego dnia grudnia kończy się funkcjonowanie Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS). Stosowną ustawę o rynku pracy i służbach zatrudnienia Sejm uchwalił w marcu. Do „godziny zero” pozostało jeszcze trochę czasu, więc podmioty obecne dziś w RIS powinny dobrze go wykorzystać, by nie wchodzić w nowe w poczuciu jakiejkolwiek nerwowości. Przysłowie mówi: lepsze jest wrogiem dobrego. Przypadek RIS i BUR jest odmienny. Owszem, Rejestr jest dobry, ale Baza zdecydowanie lepsza. Migracja z jednego systemu do drugiego to zjazd z rzetelnie wykonanej, ale już wiekowej i dość wąskiej drogi na wielopasmową autostradę.

Progresu nie zatrzymasz…

RIS istnieje od ponad 20 lat. Widnieje w nim każda instytucja szkoleniowa zainteresowana korzystaniem ze środków publicznych na prowadzenie szkoleń osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Obecnie jest to ok. 14,2 tys. podmiotów. Dyrektorka Departamentu Rynku Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dr hab. Ewa Flaszyńska podkreśla, że wprowadzenie RIS miało duży wpływ na upowszechnienie i zwiększenie dostępności usług szkoleniowych. – Przez lata rejestr ten spełniał ważną funkcję koordynacyjną i porządkującą rynek szkoleń dla osób bezrobotnych. Choć nie obejmuje on oceny jakości szkoleń, to pełnił funkcję wstępnej weryfikacji rynku szkoleniowego - mówi. RIS ułatwia też dotarcie do oferty szkoleniowej wszystkim osobom zainteresowanym podnoszeniem kwalifikacji, ponadto jest źródłem danych statystycznych o rynku szkoleń. Słowem: to solidne i użyteczne narzędzie. Jednak sił postępu nie da się zatrzymać: starsze, mniej doskonałe rozwiązania są wypierane przez te lepsze. Kwestią czasu było więc zastąpienie wiekowego, ograniczonego rejestru daleko bardziej wszechstronnym, doskonalszym i nowoczesnym rozwiązaniem. Wraz ze starym rokiem odejdzie RIS, w nowym, 2026 roku każda instytucja chcąca realizować szkolenia finansowane ze środków Funduszu Pracy,, w tym Krajowego Funduszu Szkoleniowego), będzie musiała być wpisana do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Dyrektorka Ewa Flaszyńska podkreśla, że czas, jaki pozostał do nowego roku, podmioty obecne dziś w RIS powinny wykorzystać na przygotowanie się do uzyskania wpisu do BUR. Przypomniała, że nie jest przewidziane automatyczne przeniesienie danych z RIS do BUR. Także PARP jako operator Bazy Usług Rozwojowych zachęca, by nie zwlekać z rozpoczęciem wymaganych procedur. Warto to zrobić choćby ze względu na zmieniający się, ze względu na liczbę firm wnioskujących o wpis, czas weryfikacji wniosku po stronie administratora BUR oraz na potrzebę ewentualnego uzupełnienia dokumentacji. Zbyt późne aplikowanie o wpis może skutkować czasową utratą możliwości prowadzenia szkoleń dla bezrobotnych i poszukujących pracy oraz brakiem możliwości realizacji szkoleń finansowanych ze środków KFS dla pracodawców, ich pracowników a także osób samozatrudnionych,  do realizacji których będzie także wymagany wpis do BUR od 2026 r.  Jest to znacząca zmiana, gdyż do tej pory firmy realizujące szkolenia ze środków KFS nie musiały posiadać wpisu do RIS, ani do żadnego innego rejestru. Istotną zmianą w zakresie KFS, którą warto także podkreślić, jest fakt możliwości finansowania od 2026 r. szkoleń dla osób samozatrudnionych, a także pracowników, z którymi pracodawcy zawarli umowy cywilnoprawne, a nie jak dotychczas tylko umowy o pracę, co zapewne przełoży się na jeszcze większe zainteresowane szkoleniami finansowanymi ze środków KFS. 

Warto dołączyć!

By uzyskać wpis do BUR instytucja szkoleniowa musi posiadać co najmniej jeden z akceptowanych certyfikatów jakości lub dokumentów potwierdzających stosowanie standardów edukacyjnych. Wszystko po to, by klienci instytucji świadczących usługi rozwojowe mieli gwarancję dostępu do usług najwyższej jakości. Podmioty obecne dotąd w RIS powinny też mieć świadomość, że przejście z jednego rejestru do drugiego nie jest tylko formalną zmiana jednej bazy na drugą. To raczej zmiana auta miejskiego na wyścigowy bolid. Zmiana czarno-białego telewizora na kolor (i to od razu o jakości obrazu 4K Ultra HD). Baza Usług Rozwojowych jest kompletnym, obszernym, rzetelnym i wiarygodnym narzędziem z aktualną, stale rosnącą bazą kursów, szkoleń, usług doradczych oraz z bogatą biblioteką informacji i poradników na temat rynku usług rozwojowych; prawdziwy kombajn, all-in-one, względnie – szwajcarski scyzoryk. Zastępczyni Dyrektorki Departamentu Usług Rozwojowych PARP Aleksandra Berg-Koza przypomina, że Baza Usług Rozwojowych została powołana blisko dekadę temu jako centralne narzędzie Podmiotowego Systemu Finansowania zapewniające jakość usług oraz sprawną dystrybucję środków z Europejskiego Funduszu Społecznego. Obecnie dzięki BUR o fundusze na rozwój kompetencji kadr mogą ubiegać się właściciele przedsiębiorstw z całego kraju, niezależnie od ich wielkości oraz osoby dorosłe zainteresowane rozwojem swoich kompetencji. Ne ma znaczenia ich status społeczny i materialny, miejsce zamieszkania i zatrudnienia. Ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus na rozwój kompetencji i kwalifikacji trafi w sumie, za pośrednictwem BUR, prawie 7 mld zł. – Dostępne środki wzrosły prawie trzykrotnie w porównaniu z poprzednią perspektywą,. Jest to dla nas, jako dla administratora Bazy, ogromne wyzwanie, ale cieszymy się, że BUR się sprawdza. Potwierdzają to i uczestnicy usług, i firmy szkoleniowe, i Komisja Europejska – mówi Aleksandra Berg-Koza. Przyznaje, że dla osób korzystających dotąd z RIS Baza Usług Rozwojowych może być najpierw obcą przestrzenią z nowymi regułami, jednak twórcy i administratorzy BUR nieustannie pracują nad tym, by uczynić ją jak najbardziej przyjazną każdemu użytkownikowi. – mówi. – Warto pamiętać, że w przypadku podmiotów sięgających po środki Funduszu Pracy, (w tym KFS), nie ma potrzeby publikowania usług. Dotyczy to również szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy finansowanych ze środków Funduszu Pracy. To w znaczący sposób upraszcza i tak już zoptymalizowane procedury wpisu do bazy – mówi. Jej zdaniem transfer do BUR może być dla wielu obecnych dotąd w RIS podmiotów okazją do rozwinięcia skrzydeł. – Zyskają one możliwość świadczenia usług finansowanych z funduszy europejskich. W ramach naszego BURowego serwisu informacyjnego, ale także na spotkaniach w całym kraju opowiadamy o tym, jak najpełniej wykorzystać możliwości jakie daje Baza Usług Rozwojowych – zapewnia Aleksandra Berg-Koza.

Korzyści jest wiele

Wprowadzenie obowiązku rejestracji w BUR przez podmioty szkoleniowe korzystające ze środków publicznych niesie za sobą szereg istotnych korzyści, zarówno dla uczestników szkoleń, jak i dla instytucji odpowiedzialnych za finansowanie. Dr hab. Ewa Flaszyńska wskazuje, że weryfikacja usługodawców w ramach BUR pozwoli na znaczące podniesienie jakości świadczonych usług szkoleniowych. – Dotychczasowa praktyka opierająca się na RIS miała charakter formalny i nie obejmowała realnej weryfikacji poziomu merytorycznego czy skuteczności szkoleń – zaznacza. Baza Usług Rozwojowych jest portalem cyfrowym, ogólnodostępnym online, który umożliwia każdemu użytkownikowi łatwe porównanie ofert szkoleń, ocen innych uczestników, danych o trenerach czy instytucji realizującej usługę. Taka transparentność wspiera podejmowanie świadomych decyzji i ogranicza ryzyko wyboru nieefektywnych usług. W opinii dyrektorki Ewy Flaszyńskiej skoro rejestracja w BUR wiąże się z koniecznością posiadania odpowiednich zasobów kadrowych i infrastrukturalnych, także akredytacji czy certyfikatów, raportowania wyników i przestrzegania standardów spodziewać się należy podniesienia profesjonalizmu sektora usług szkoleniowych, szczególnie w obszarze szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Obecnie zdecydowana większość podmiotów zarejestrowanych w RIS to instytucje bez certyfikatów czy akredytacji.

Dzielić się wiedzą i doświadczeniami

Organizowane przez PARP spotkania informacyjne dla dotychczasowych użytkowników RIS odbywają się w całym kraju. Nagranie z pierwszego z nich może być cennym źródłem informacji na temat procedur związanych z wpisem do BUR. Podczas spotkań wiele mówi się także o trwających wciąż konkursach dla podmiotów świadczących usługi szkoleniowe czy doradcze: „Usługi Rozwojowe 4.0” i „Podniesienie kompetencji kadr podmiotów BUR”. Za ich sprawą firmy mogą otrzymać w sumie nawet 80 tys. zł wsparcia na podnoszenie kompetencji kadr oraz na zakup licencji pomocnych w rozwoju i sprzedaży nowoczesnych usług.

Doświadczenia firm, które już mają za sobą migrację do BUR są pozytywne. Prezes zarządu Wertui sp. z o.o. Magdalena Kielar przyznaje, że proces aplikacyjny wymaga gruntownego przygotowania. – Kluczowe jest opracowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur oraz uzyskanie certyfikatu potwierdzającego gotowość do realizacji szkoleń z dofinansowaniem – mówi. Pytana o sugestie lub rekomendacje dla podmiotów zamierzających aplikować do BUR podpowiada, że warto zacząć od uporządkowania i spisania kluczowych procesów funkcjonujących w firmie. – Regulaminy, procedury czy checklisty znacząco ułatwiają codzienną pracę i podnoszą jakość obsługi. W wielu firmach te mechanizmy już istnieją, ale często są niesformalizowane, a to właśnie udokumentowanie procedur jest jednym z warunków uzyskania certyfikatu BUR. Zalecam również skupienie się na wybranych regionach i zapoznanie z zasadami obowiązującymi u operatorów dofinansowań w tych województwach — to znacznie usprawni współpracę z klientami, którzy nie zawsze znają wszystkie szczegóły procedur – dodaje. Magdalena Kielar jest przekonana, że BUR, w porównaniu do RIS, zapewnia lepsze możliwości w zakresie organizacji szkoleń. – Oferuje wiele narzędzi, które realnie wspierają proces szkoleniowy — np. możliwość pobrania listy zapisanych uczestników czy łatwy dostęp do wyników ankiet ewaluacyjnych. Te funkcje znacząco ułatwiają organizację i monitorowanie jakości prowadzonych zajęć – przyznaje prezes spółki Wertui.

Kierownik działu ds. BUR w firmie McGregor Szkoła Językowa Paulina Pulit z uznaniem wypowiada się na temat przeniesienia pełnej obsługi KFS do BUR. – Z punktu widzenia instytucji szkoleniowej taka zmiana to nie tylko uproszczenie struktury administracyjnej, ale przede wszystkim wzmocnienie jakości i transparentności systemu dofinansowań. RIS nie do końca weryfikował jakość usług ani potencjał instytucji szkoleniowej. BUR opiera swój model działania na systemie zapewniania jakości; są w niej firmy, które są wiarygodnymi partnerami w procesie rozwoju kompetencji – mówi. Zdaniem przedstawicielki szkoły językowej od 2026 roku zainteresowane osoby, podmioty łatwiej znajdą szkolenia realizowane z dofinansowaniem — wszystkie dostępne oferty będą zgromadzone w jednym, uporządkowanym miejscu. – Z kolei z punktu widzenia firm szkoleniowych, BUR otwiera realne możliwości rozwoju: poszerzenia oferty, dotarcia do klientów z całego kraju oraz budowania silnej pozycji rynkowej w oparciu o jakość, a nie jedynie lokalną obecność – zaznacza Paulina Pulit. Jako korzystny wymóg przedstawicielka szkoły wskazuje konieczność szczegółowego opisania w BUR każdej usługi. – Niezbędne są informacje o metodach dydaktycznych, sposobach weryfikacji efektów czy o trenerach. Choć może się to wydawać czasochłonne, w praktyce przekłada się na większą przejrzystość oferty i na większe zaufanie uczestników – podkreśla. Przedstawicielka McGregor Szkoły Językowej zachęca podmioty, które migrację do BUR mają jeszcze przed sobą, by korzystały z doświadczeń instytucji, które funkcjonują w bazie od lat.
– Społeczność wokół systemu jest otwarta. Dostępne są liczne webinaria, materiały edukacyjne i szkolenia, które pomagają w efektywnym wdrożeniu. Z własnego doświadczenia wiem, że warto czerpać z wiedzy firm, które przeszły przez ewolucję systemu i dobrze rozumieją aktualne oczekiwania rynku – podpowiada. Dyrektor ds. doradztwa biznesowego w firmie Greenko Monika Perkowska jest zdania, że choć BUR stawia wyższe wymagania, w zamian proponuje bardziej transparentne środowisko – zarówno dla firm szkoleniowych, jak i dla klientów poszukujących usług z dofinansowaniem. Podmiotom, które dopiero zaczynają aplikować do BUR Monika Perkowska podpowiada, że warto poświęcić czas na dokładne zapoznanie się z zasadami funkcjonowania systemu. – Z naszego doświadczenia wynika, że ogromne znaczenie ma znajomość Regulaminu BUR oraz regulaminów operatorów regionalnych, którzy odpowiadają za wdrażanie środków finansowych w poszczególnych województwach. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą skutkować odrzuceniem usługi lub problemami w rozliczeniu dofinansowania - mówi. Przedstawicielka Greenko wskazuje też, że na początkowym etapie obecności w BUR warto skupić się na działalności w swoim regionie – rozpocząć współpracę z regionalnym operatorem, dobrze poznać jego wymagania i sposób obsługi dofinansowań. Pozwoli to płynnie przejść przez pierwsze realizacje i lepiej przygotować się do ewentualnego rozszerzenia oferty na inne województwa. – Zdecydowanie zachęcamy do obecności w BUR. Choć początkowy etap może wydawać się wymagający, to w dłuższej perspektywie rejestracja w Bazie staje się realną inwestycją w rozwój firmy. Obecność w BUR zwiększa wiarygodność usługodawcy, ułatwia pozyskiwanie klientów, a także otwiera dostęp do różnych źródeł finansowania – nie tylko Funduszu Pracy, Krajowego Funduszu Szkoleniowego, ale także środków regionalnych czy programów operacyjnych. Zachęcamy, by potraktować BUR jako narzędzie rozwoju i profesjonalizacji działalności – zachęca Monika Perkowska.

Baza idzie w miliony

W Bazie Usług Rozwojowych zostało opublikowanych już ponad milion usług. Od 2015 roku BUR zdobył ponad 1,3 mln użytkowników. 850 tys. razy zapisywali się oni na usługi finansowane głównie ze środków publicznych. Dyrektorka Departamentu Rynku Pracy w MRPiPS dr hab. Ewa Flaszyńska przyznaje, że zastąpienie wpisu do RIS wpisem do BUR jest elementem szerszej, długofalowej strategii rozwoju kompetencji i modernizacji rynku pracy w Polsce. Chodzi o dostosowanie systemu wsparcia edukacji dorosłych do wyzwań gospodarki opartej na wiedzy, do transformacji cyfrowej oraz rosnącego zapotrzebowania na elastyczne, wysokiej jakości formy uczenia się przez całe życie. – BUR wspiera realizację celów określonych w Zintegrowanej Strategii Umiejętności 2030. Strategia ta zakłada m.in. poprawę dostępu do usług rozwojowych, wzrost ich jakości oraz lepsze dopasowanie kompetencji obywateli do potrzeb rynku pracy. Już teraz Baza promuje usługi oceniane przez uczestników, oparte na mierzalnych rezultatach i dostępne w formule online, co odpowiada na wyzwania zmiennego i zróżnicowanego rynku. Dane z BUR można wykorzystać do lepszego projektowania polityk publicznych oraz kierowania środków finansowych tam, gdzie przynoszą największe efekty – mówi Ewa Flaszyńska. Podkreśla ponadto, że Baza Usług Rozwojowych wspiera uczenie się przez całe życie, umożliwia efektywne gospodarowanie środkami publicznymi oraz rozwija zarządzanie kompetencjami i polityką rynku pracy.

Czy potrzeba zachęt?

Trudno sobie wyobrazić, by trzeba było zachęcać do wybrania nowej lepszej drogi użytkowników trasy, która ma swoje ograniczenia – i widoczny punkt końcowy. Cytowana już przedstawicielka firmy McGregor Szkoła Językowa Paulina Pulit o obecności w Bazie Usług Rozwojowych wypowiada się w prawdziwie entuzjastycznym tonie: - To platforma, która profesjonalizuje rynek, stawia na jakość i daje realne możliwości rozwoju. Obecność w systemie zastrzeżonym dla certyfikowanych firm to jasny sygnał dla klientów i partnerów biznesowych, że mają do czynienia z rzetelnym, sprawdzonym dostawcą usług. To również szansa na budowanie marki w skali ogólnopolskiej – nie tylko poprzez realizację szkoleń, ale także dzięki widoczności w systemie BUR, promocji przez PARP oraz możliwości udziału w inicjatywach branżowych - mówi. Paulina Pulit jest przekonana, że im więcej profesjonalnych firm dołączy do BUR, tym silniejszy i bardziej transparentny będzie rynek usług rozwojowych w Polsce – z korzyścią dla instytucji, uczestników szkoleń i całej gospodarki. 

Schodząc z platformy RIS i wchodząc na pokład BUR nie warto oglądać się za siebie: bo przecież widoki na przyszłość są wyłącznie znakomite.