Silniejsi razem – rola izb handlowych w sytuacjach nadzwyczajnych

Wprowadzenie

Skala i charakter zagrożeń, z jakimi mierzą się współczesne firmy, stale rośnie. Obok klęsk żywiołowych, takich jak powodzie, pożary czy trzęsienia ziemi, coraz większe znaczenie mają zagrożenia o podłożu technologicznym (np. cyberataki, awarie infrastruktury krytycznej), zdrowotnym (epidemie i pandemie), a także społecznym i bezpieczeństwa publicznego (zamieszki, akty terroryzmu). Według danych Światowej Organizacji Meteorologicznej, w ciągu ostatnich 50 lat liczba katastrof związanych z pogodą, klimatem i wodą wzrosła pięciokrotnie, generując codziennie setki ofiar i wielomilionowe straty finansowe.

MŚP są szczególnie narażone na skutki takich wydarzeń. Ograniczone zasoby finansowe, niewielka liczba pracowników, brak planów ciągłości działania i krótkoterminowe podejście do zarządzania ryzykiem sprawiają, że wiele firm nie wznawia działalności po poważnym kryzysie.

Rola izb gospodarczych jest w tym kontekście unikalna. Dzięki zaufaniu, jakim cieszą się w społecznościach lokalnych, i szerokim kontaktom w sektorze prywatnym oraz publicznym, mogą stać się centrami koordynacji, dostępu do informacji i wsparcia. Przewodnik „Stronger together in emergencies” opracowany przez International Chamber of Commerce prezentuje konkretne działania, jakie izby mogą podjąć w trzech kluczowych obszarach:

• Przygotowanie na sytuacje kryzysowe – edukacja, tworzenie narzędzi i podnoszenie świadomości wśród MŚP.
• Reagowanie w sytuacji kryzysowej – szybkie gromadzenie danych, mobilizacja zasobów i koordynacja działań z administracją publiczną.
• Odbudowa po kryzysie – wspieranie długofalowej odbudowy gospodarczej, wzmacnianie odporności i uczenie się na przyszłość.

Przewodnik pomaga izbom wypełnić tę lukę odporności, wskazując, jak poprzez edukację, planowanie i mobilizowanie zasobów mogą one skutecznie wspierać przedsiębiorców przed, w trakcie i po sytuacjach nadzwyczajnych.

Zawarte w przewodniku rekomendacje mają charakter uniwersalny – można je dostosować do specyfiki lokalnych uwarunkowań i różnorodnych rodzajów zagrożeń. Celem publikacji jest zainspirowanie izb gospodarczych do podjęcia działań wykraczających poza tradycyjne funkcje reprezentacji biznesu, tak aby stały się one kluczowymi podmiotami w budowaniu trwałej odporności gospodarczej społeczności, które reprezentują.

Przygotowanie na sytuacje kryzysowe

Przygotowanie to najważniejszy etap w budowaniu odporności przedsiębiorstw i społeczności lokalnych na wypadek sytuacji nadzwyczajnych. To właśnie w tej fazie izba gospodarcza może w największym stopniu wzmocnić bezpieczeństwo swoich członków i całego środowiska biznesowego. W praktyce jest to jednak moment najtrudniejszy, ponieważ brak bezpośredniego zagrożenia często prowadzi do odkładania planów na później. Tymczasem doświadczenia z różnych krajów pokazują, że małe i średnie przedsiębiorstwa ponoszą nawet trzy czwarte wszystkich strat w trakcie katastrof, a jedynie niewielki ich odsetek posiada formalny plan ciągłości działania. Świadczy to o ogromnej potrzebie systematycznej edukacji, planowania i podnoszenia świadomości wśród przedsiębiorców.

Pierwszym krokiem, który powinna podjąć izba gospodarcza, jest rozpoznanie potrzeb i zagrożeń charakterystycznych dla swojego regionu. Pomocne są tu analizy historyczne, mapy ryzyka czy raporty przygotowywane przez lokalne władze i służby kryzysowe. Na tej podstawie warto przeprowadzić badania wśród firm, aby poznać ich realny poziom gotowości oraz bariery, które utrudniają im wdrożenie planów ochrony. Zebrane informacje pozwolą stworzyć spójną strategię działań, dostosowaną do skali i rodzaju potencjalnych zagrożeń, z jakimi mierzy się lokalna gospodarka.

Równie ważne jest udostępnienie przedsiębiorcom prostych, praktycznych narzędzi ułatwiających planowanie i wdrożenie procedur bezpieczeństwa. Izby gospodarcze mogą pełnić rolę centrum wiedzy, które gromadzi i promuje sprawdzone rozwiązania, takie jak wzory planów ciągłości działania, listy kontrolne czy narzędzia oceny dojrzałości w zakresie odporności. Jeśli w danym regionie brakuje takich materiałów, izba może opracować własne poradniki i zestawy procedur, uwzględniając najczęściej występujące zagrożenia, na przykład powodzie, pożary, silne burze czy awarie sieci energetycznych. W dobie cyfryzacji ogromne znaczenie zyskują także szkolenia dotyczące bezpieczeństwa danych i ochrony przed cyberatakami, które w kryzysie mogą sparaliżować działalność firmy równie skutecznie jak klęska żywiołowa.

Kolejnym elementem skutecznego przygotowania jest budowanie kultury współpracy i wzajemnego wsparcia. Izby gospodarcze mogą tworzyć kręgi mentoringowe, w których doświadczeni przedsiębiorcy dzielą się wiedzą z firmami dopiero rozpoczynającymi planowanie kryzysowe. Warto też promować porozumienia o wzajemnej pomocy między firmami – na przykład wspólne magazynowanie zapasów, udostępnianie awaryjnych przestrzeni biurowych lub produkcyjnych czy współdzielenie transportu w razie nagłego wstrzymania dostaw. Ważną rolę odgrywają również duże przedsiębiorstwa, które mogą przenosić standardy zarządzania ryzykiem na swoich dostawców i podwykonawców, wzmacniając w ten sposób cały lokalny łańcuch wartości.

Centralnym zadaniem w fazie przygotowania jest stworzenie sprawnego systemu komunikacji kryzysowej. Izba powinna dysponować odrębną, stale aktualizowaną bazą kontaktów obejmującą nie tylko swoich członków, lecz także szerszą społeczność biznesową. Taka baza, połączona z wielokanałowym systemem powiadamiania (SMS, e-mail, komunikatory internetowe), pozwala na szybkie przekazywanie rzetelnych informacji w przypadku awarii sieci, katastrofy naturalnej czy zagrożenia bezpieczeństwa publicznego. Ważne jest przy tym, aby jasno określić zasady korzystania z tych danych i zapewnić przedsiębiorców, że będą one wykorzystywane wyłącznie w sytuacjach nadzwyczajnych.

Istotnym filarem przygotowań jest także budowanie partnerstwa na poziomie społeczności lokalnej. Izba gospodarcza, pełniąc rolę koordynatora, może powołać Zespół ds. Kryzysowych dla Biznesu, w którego skład wejdą przedstawiciele administracji publicznej, służb ratunkowych, dostawców energii, lokalnych organizacji pozarządowych, a także kluczowych firm z regionu. Zespół ten powinien spotykać się regularnie, jeszcze przed wystąpieniem zagrożenia, aby ustalać priorytety, wypracowywać procedury działania i dbać o bieżącą wymianę informacji. Współpraca z miejskimi centrami zarządzania kryzysowego, strażą pożarną czy policją pozwala włączyć interesy przedsiębiorców w oficjalne plany reagowania, a także zapewnia dostęp do aktualnych danych i szybką reakcję, kiedy pojawi się realne niebezpieczeństwo.

Równocześnie warto tworzyć bazę dostawców i usługodawców awaryjnych – firm gotowych w krótkim czasie dostarczyć kluczowe produkty i usługi, takie jak żywność, wodę, środki ochrony osobistej, sprzęt budowlany czy dostęp do przestrzeni magazynowej i biurowej. Zawczasu ustalone zasady współpracy i potwierdzona gotowość partnerów pozwalają na natychmiastową mobilizację w chwili kryzysu, skracając czas potrzebny na przywrócenie funkcjonowania lokalnej gospodarki.

Reagowanie w sytuacji kryzysowej

Moment wystąpienia sytuacji kryzysowej jest dla przedsiębiorstw najtrudniejszą próbą – to czas, w którym kluczowe znaczenie ma szybkość podejmowanych działań, sprawna koordynacja oraz dostęp do wiarygodnych informacji. Od tego, jak dobrze zorganizowana będzie reakcja, zależy skala strat, tempo powrotu do normalnej działalności oraz zaufanie społeczne do lokalnego biznesu. Izba gospodarcza, jako instytucja ciesząca się autorytetem i dysponująca rozbudowaną siecią kontaktów, odgrywa tu wyjątkową rolę, łącząc interesy przedsiębiorców z działaniami administracji publicznej i służb ratunkowych.

Pierwszym zadaniem jest niezwłoczne uruchomienie procedur reagowania kryzysowego, czyli aktywacja planów, które zostały opracowane w fazie przygotowania. Izba powinna przejąć rolę centralnego punktu komunikacji, zapewniając natychmiastowy przepływ informacji do przedsiębiorców, władz lokalnych, mediów i innych partnerów. Kluczowe jest ustalenie bezpiecznych kanałów kontaktu – od systemów masowego powiadamiania (SMS, aplikacje mobilne, e-mail) po dedykowane infolinie – które umożliwią bieżące przekazywanie ostrzeżeń, wytycznych dotyczących ewakuacji, danych o dostępnych zasobach i informowania o zamknięciu lub otwarciu kluczowych dróg czy punktów pomocy. Ważne, by komunikaty były zwięzłe, jednoznaczne i regularnie aktualizowane, a ich źródło nie budziło wątpliwości.

Równocześnie istotna staje się wstępna analiza sytuacji. W pierwszych godzinach po wystąpieniu zagrożenia potrzebne są rzetelne dane o skali zniszczeń, liczbie firm dotkniętych kryzysem i charakterze potrzeb. Izba może tu pełnić rolę pośrednika w gromadzeniu informacji: zbierać raporty od przedsiębiorców, przygotowywać wstępne oceny szkód i na tej podstawie określać priorytety wsparcia. W praktyce oznacza to tworzenie szybkich zestawień strat materialnych, utraconych mocy produkcyjnych czy przerw w łańcuchach dostaw. Dane te są niezbędne, aby władze lokalne i organizacje pomocowe mogły skutecznie zaplanować dystrybucję środków finansowych, materiałów i usług ratunkowych.

Ważnym elementem skutecznej reakcji jest mobilizacja zasobów – zarówno materialnych, jak i ludzkich. Izba gospodarcza, współpracując z kluczowymi firmami z regionu, może pomóc w organizacji dostaw awaryjnych, takich jak paliwo, woda, żywność, sprzęt budowlany czy środki ochrony osobistej. Może również koordynować tymczasowe miejsca pracy, w których przedsiębiorcy będą mogli prowadzić działalność w zastępstwie zniszczonych obiektów. W tym czasie liczy się także pomoc psychologiczna i doradztwo prawne: wsparcie w kontaktach z ubezpieczycielami, przygotowanie wniosków o dotacje nadzwyczajne czy wyjaśnianie procedur związanych z odszkodowaniami.

Nie do przecenienia jest rola izby w utrzymaniu współpracy z władzami publicznymi i służbami ratunkowymi. Wspólnie z lokalnymi centrami zarządzania kryzysowego może ona wyznaczać obszary priorytetowe – na przykład zabezpieczenie dostaw energii dla kluczowych zakładów, organizację transportu dla pracowników czy zapewnienie ochrony obiektów przemysłowych. Działania te wymagają ciągłej wymiany informacji i elastycznego reagowania na zmieniającą się sytuację.

Równie istotna jest umiejętność koordynacji wolontariatu i wzajemnej pomocy między firmami. Izba gospodarcza może inicjować tworzenie list przedsiębiorstw gotowych udostępnić pracowników do pomocy w ewakuacji, transportu sprzętu, napraw infrastruktury czy wsparcia logistycznego. Takie inicjatywy nie tylko przyspieszają powrót do normalności, ale także wzmacniają solidarność w lokalnej społeczności biznesowej, co w dłuższej perspektywie sprzyja budowaniu trwałej odporności.

Skuteczne reagowanie w sytuacji kryzysowej wymaga nie tylko sprawnej organizacji, ale i empatii. Izba gospodarcza, działając jako centrum informacji i koordynacji, musi jednocześnie wspierać przedsiębiorców w podejmowaniu trudnych decyzji – o czasowym zamknięciu działalności, przeniesieniu produkcji, czy reorganizacji pracy. Przejrzysta komunikacja, bieżące raportowanie stanu sytuacji oraz dostęp do specjalistycznego doradztwa finansowego i prawnego pomagają firmom działać w warunkach niepewności i minimalizować straty.

Odbudowa po sytuacji kryzysowej

Okres po przejściu najtrudniejszej fazy kryzysu to moment, w którym społeczność lokalna i przedsiębiorcy mierzą się z równie wymagającym zadaniem: stopniowym powrotem do normalnego funkcjonowania. Choć nagły etap zagrożenia już minął, skutki kryzysu wciąż są odczuwalne – od zniszczonej infrastruktury, przez przerwane łańcuchy dostaw, po utracone przychody i niepewność pracowników. Odbudowa nie jest więc jedynie naprawą szkód materialnych, lecz długofalowym procesem wzmocnienia odporności gospodarki, tak aby w przyszłości mogła lepiej sprostać podobnym wyzwaniom. Na tym kluczowym etapie rola izby gospodarczej jest równie istotna, jak w czasie przygotowania i reagowania na kryzys.

Pierwszym krokiem jest przywrócenie lokalnej aktywności gospodarczej, która stanowi fundament życia społecznego. Izba gospodarcza może inicjować działania stymulujące popyt i umożliwiające firmom szybkie wznowienie produkcji oraz usług. Wsparcie może przyjmować różne formy: organizowanie kampanii „kupuj lokalnie”, ułatwianie kontaktów między dostawcami i odbiorcami, pomoc w negocjacjach z bankami i ubezpieczycielami czy wspieranie przedsiębiorców w procesach odszkodowawczych. Ważne jest, aby w pierwszej kolejności uruchamiać sektory kluczowe dla funkcjonowania społeczności – takie jak dostawy energii, transport, handel żywnością i podstawowymi artykułami. Szybka odbudowa tych obszarów buduje zaufanie mieszkańców i ułatwia powrót innych firm do działalności.

Następnie konieczne jest zaplanowanie długofalowej odbudowy ekonomicznej. Wymaga to nie tylko oceny strat finansowych i technicznych, ale też analizy nowych warunków rynkowych, które kryzys mógł istotnie zmienić. Izba gospodarcza powinna we współpracy z władzami lokalnymi i ekspertami ekonomicznymi opracować strategie inwestycyjne, które nie tylko przywrócą poprzedni stan, lecz także zwiększą konkurencyjność regionu. Może to oznaczać modernizację infrastruktury, wprowadzanie bardziej odpornych technologii produkcji, czy rozwój cyfrowych form działalności, które ułatwią pracę zdalną i sprzedaż internetową w razie przyszłych zakłóceń. W tym kontekście nieocenione są również fundusze unijne, rządowe i regionalne, a rolą izby jest informowanie firm o dostępnych źródłach wsparcia i pomoc w przygotowaniu wniosków.

Równocześnie proces odbudowy powinien stać się impulsem do przejścia od krótkotrwałych rozwiązań naprawczych do trwałej odporności. Izba gospodarcza, wyciągając wnioski z przebiegu kryzysu, może wskazać obszary wymagające wzmocnienia, takie jak dywersyfikacja dostawców, tworzenie zapasów strategicznych, cyfryzacja procesów czy opracowanie lepszych planów ewakuacji i komunikacji. Warto przy tym włączać w dyskusję przedsiębiorców, którzy bezpośrednio doświadczyli skutków katastrofy, ponieważ ich spostrzeżenia pomagają stworzyć bardziej realistyczne procedury na przyszłość. Zebrane doświadczenia należy następnie przełożyć na konkretne działania: aktualizację planów ciągłości działania, nowe standardy bezpieczeństwa czy umowy partnerskie między firmami, które zapewnią wzajemną pomoc w krytycznych sytuacjach.

Odbudowa to również czas na wzmacnianie więzi społecznych i wspieranie pracowników. Wielu z nich w trakcie kryzysu poniosło osobiste straty, dlatego niezwykle ważne jest zapewnienie im stabilności zatrudnienia, dostępu do pomocy psychologicznej i możliwości rozwoju w nowych warunkach. Firmy, które inwestują w dobrostan zespołów, szybciej odzyskują pełną zdolność operacyjną, a izba gospodarcza może odegrać rolę koordynatora w organizowaniu szkoleń, doradztwa zawodowego czy programów wsparcia.

Kluczowym elementem fazy odbudowy jest także utrwalenie wniosków i przekształcenie ich w praktyczne rekomendacje. Izba gospodarcza powinna przygotować raport podsumowujący przebieg kryzysu, opisujący działania, które okazały się skuteczne, oraz te, które wymagają korekty. Raport może stanowić podstawę dla władz lokalnych, organizacji ratunkowych i przedsiębiorców przy opracowywaniu kolejnych planów reagowania i długoterminowych strategii rozwoju. Warto również organizować otwarte spotkania i warsztaty, podczas których przedsiębiorcy, służby ratunkowe i przedstawiciele administracji wymieniają doświadczenia i wspólnie wypracowują usprawnienia.

Podsumowanie

Przewodnik „Stronger together in emergencies” pokazuje, że odporność gospodarki lokalnej nie jest dziełem przypadku, lecz efektem systematycznego planowania, współpracy i konsekwentnie prowadzonych działań w trzech powiązanych ze sobą etapach: przygotowania, reagowania i odbudowy. Każda z tych faz pełni odmienną, ale równie istotną rolę w budowaniu trwałej zdolności do radzenia sobie z kryzysami – od klęsk żywiołowych, poprzez awarie infrastruktury, aż po zagrożenia cybernetyczne czy epidemiczne.

Pierwsza część podkreśla wagę działań prewencyjnych. To w czasie spokoju izby gospodarcze mogą skutecznie mobilizować lokalny biznes do analizy ryzyka, tworzenia planów ciągłości działania i przygotowania systemów komunikacji kryzysowej. Edukacja, szkolenia i budowanie świadomości przedsiębiorców, a także nawiązywanie współpracy z władzami i służbami ratunkowymi, pozwalają zmniejszyć skalę potencjalnych strat i przyspieszyć późniejsze reakcje.

Druga część koncentruje się na reakcji w momencie zagrożenia. Gdy dochodzi do kryzysu, kluczowa staje się szybkość i skuteczność działań: uruchomienie planów awaryjnych, błyskawiczne przekazywanie rzetelnych informacji, ocena strat oraz mobilizacja zasobów. Izba gospodarcza, dysponując siecią kontaktów i zaufaniem przedsiębiorców, odgrywa rolę centrum koordynacyjnego – łącząc lokalny biznes z administracją publiczną, wolontariuszami i służbami ratunkowymi.

Trzecia część przypomina, że odbudowa to nie tylko naprawa szkód, lecz również szansa na wzmocnienie odporności całego regionu. Szybkie przywracanie kluczowych usług i łańcuchów dostaw, planowanie inwestycji w nowoczesną infrastrukturę, cyfryzację procesów oraz tworzenie zapasów strategicznych prowadzą do powstania bardziej elastycznej gospodarki. Ważnym elementem jest wyciąganie wniosków z przebiegu kryzysu i przekuwanie ich w nowe standardy – zarówno w działaniach poszczególnych przedsiębiorstw, jak i w strategiach regionalnych.

Wdrażanie przedstawionych rekomendacji może ułatwić izbom gospodarczym nie tylko wspieranie firm w trudnych chwilach, lecz również pozwolić na budowanie nowoczesnego, odpornego i zrównoważonego środowiska gospodarczego, zdolnego do stawienia czoła wyzwaniom przyszłości.

Całość przesłania przewodnika można ująć w jednej idei: odporność rodzi się ze współpracy. To dzięki zaangażowaniu izb gospodarczych, przedsiębiorców, władz lokalnych i społeczności możliwe jest nie tylko ograniczenie strat w trakcie katastrofy, ale także stworzenie trwałych fundamentów bezpieczeństwa ekonomicznego. Kryzysy, choć nieuniknione, mogą stać się impulsem do rozwoju – pod warunkiem, że zostaną potraktowane jako okazja do uczenia się i doskonalenia.

Źródło:

https://iccwbo.org/news-publications/policies-reports/stronger-together-in-emergencies/#top