Rusza II etap oceny projektów w „Ścieżce SMART”. Jak się do niego przygotować?

„Ścieżka SMART” to flagowy instrument wsparcia innowacyjnych firm w ramach Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). Program oferuje przedsiębiorcom kompleksowe możliwości finansowania – od badań przemysłowych i prac rozwojowych, poprzez inwestycje w infrastrukturę, aż po internacjonalizację działalności. To nie tylko środki na rozwój, ale także ścieżka wymagająca skrupulatnego przygotowania i konsekwencji. Zakończony już został I etap oceny projektów w naborze, a przed zakwalifikowanymi firmami stoi najważniejsze wyzwanie, czyli II etap, którego centrum stanowią panele ekspertów.

W tym naborze wpłynęło 851 wniosków o dofinansowanie na kwotę ponad 8,1 mld zł. O wsparcie mogły ubiegać się wyłącznie mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzące działalność na terytorium Polski. Wszystkie projekty zostały ocenione merytorycznie przez ekspertów zewnętrznych zgodnie z kryteriami właściwymi dla I etapu. Pozytywną ocenę uzyskało 318 projektów na kwotę ponad 2,9 mld zł. Oznacza to, że zostały one zakwalifikowane do dalszej oceny w II etapie. Do wnioskodawców, których projekty zostały ocenione negatywnie wysłano pisma informujące o wyniku. W systemie LSI wnioskodawcy mają dostęp do pełnego arkusza oceny. Autorzy tych projektów mogą składać protesty w terminie 14 dni od dnia doręczenia pisma, zgodnie z procedurą przewidzianą w Regulaminie wyboru projektów. Natomiast przedsiębiorcy, których projekty uzyskały pozytywną ocenę, wchodzą do kolejnego II etapu.

II etap, czyli czas na prezentację i dialog

Wraz z ogłoszeniem wyników I etapu PARP rozpoczyna proces II etapu oceny. Najważniejszym elementem tego etapu jest panel ekspertów. W najbliższych dniach przedsiębiorcy, którzy uzyskali pozytywną ocenę w I etapie otrzymają zaproszenia na panele ekspertów. Informacje o terminach posiedzeń Panelu KOP będą przekazywane z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem, za pośrednictwem LSI na adresy e-mail wskazane we wnioskach. Posiedzenia zaplanowano w dniach od 3 do 17 października 2025 r.

Nowością w procesie oceny jest wydłużony czas trwania panelu do około 60 minut w przypadku projektów jednomodułowych i około 120 minut  w przypadku projektów z więcej niż jednym modułem oraz wprowadzenie prezentacji projektów. To szansa dla firm, aby w zaprezentować projekt, opowiedzieć o produkcie, usłudze lub procesie, który ma powstać w ramach projektu, oraz uzasadnić jego innowacyjność.  

Posiedzenia Panelu odbywają się w formule wideokonferencji, co ułatwia udział zarówno ekspertów, jak i przedsiębiorców z całego kraju. Spotkanie dzieli się na dwie części. W pierwszej eksperci omawiają projekt na podstawie złożonej dokumentacji . Następnie rozpoczyna się część druga – bezpośrednia dyskusja Panelu z przedstawicielami wnioskodawcy. Ten etap otwiera krótkie, maksymalnie dziesięciominutowe przedstawienie przez wnioskodawcę założeń projektu i planowanych rezultatów, w tym podkreślenie jego innowacyjnego charakteru. Prezentacja multimedialna nie jest obowiązkowa, ale stanowi wartościowe narzędzie, które pozwala w sposób przejrzysty i uporządkowany zaprezentować kluczowe informacje. Po wystąpieniu wnioskodawcy eksperci zadają pytania, dopytują o szczegóły aby wyjaśnić pojawiające się wątpliwości. Wydłużenie czasu trwania paneli to zmiana szczególnie korzystna. Przedsiębiorcy nie muszą streszczać złożonych koncepcji w kilku minutach, lecz mają więcej przestrzeni, aby opowiedzieć o innowacyjnym charakterze projektu, pokazać swoje zaplecze badawcze i organizacyjne oraz zbudować zaufanie do pomysłu. Dla wielu firm panel stanie się także okazją do pierwszego kompleksowego zaprezentowania swojego projektu przed zewnętrznymi ekspertami.

Kryteria oceny – co będzie najważniejsze?

W II etapie projekty zostaną ocenione zgodnie z kryteriami wyboru projektów właściwymi dla tego etapu oceny. Eksperci ocenią przede wszystkim potencjał innowacyjny i rynkowy przedsięwzięcia, a także jego zgodność z celami programu. Analizie podlegać będzie realność planu wdrożenia oraz zdolność firmy do skutecznej realizacji projektu – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym. Jednym z kluczowych elementów oceny jest ocena zdolności wnioskodawcy do sfinansowania projektu, w tym potwierdzenie wkładu własnego wolnego od finansowania publicznego. Ten warunek stanowi fundament wiarygodności przedsiębiorcy i może przesądzić o powodzeniu całego procesu.

Spotkanie z ekspertami to nie jednostronna prezentacja, ale przede wszystkim dialog. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na szczegółowe pytania dotyczące harmonogramu, planowanych wydatków, ryzyk technologicznych czy spodziewanych efektów rynkowych. To moment, w którym dobra koncepcja może uwiarygodnić projekt, ale również ten, w którym brak precyzyjnych odpowiedzi może osłabić pozycję projektu. Wnioskodawcy również mogą zadawać pytania ekspertom w celu prawidłowego zrozumienia ich pytań czy wątpliwości.

Po panelu przedsiębiorcy mogą zostać wezwani do uzupełnienia dokumentacji. Pierwsze wezwanie daje czternaście dni na dostarczenie brakujących materiałów. W tym miejscu należy zaznaczyć, że w obecnym naborze wprowadzono konieczność oceny projektów w zakresie finansowym na podstawie dokumentów potwierdzających zdolność wnioskodawcy do finansowej realizacji projektu, co wiąże się z  koniecznością dołączenia do wniosku o dofinansowanie ww. dokumentów.

W przypadku projektów ocenianych jako szczególnie rokujące istnieje możliwość dodatkowych wezwań krótkoterminowych – maksymalnie trzech, z terminem trzydniowym na odpowiedź. To mechanizm, który pozwala doprecyzować i wzmocnić najlepiej przygotowane projekty. Warto jednak pamiętać, że nie jest to szansa na naprawę poważnych błędów, lecz możliwość doprecyzowania szczegółów.

Wnioski z poprzednich naborów – czego unikać?

Doświadczenia z wcześniejszego naboru do „Ścieżki SMART” pokazują, że nawet bardzo obiecujące projekty mogą otrzymać negatywną ocenę, jeśli nie spełniają kryteriów obligatoryjnych. Aż 90% projektów z modułem B+R, które zostały odrzucone w I etapie, nie wykazało charakteru prac badawczo-rozwojowych ani nie udowodniło, że planowane działania doprowadzą do powstania innowacji produktowej lub procesowej na skalę kraju. Podobne problemy pojawiły się w module Wdrożenie innowacji – 88% odrzuconych wniosków nie udowodniło zarówno, że wyniki B+R stanowią przedmiot wdrożenia, jak i tego, że wdrażane rozwiązanie ma charakter innowacyjny.

W II etapie blisko połowa odrzuconych projektów nie spełniła co najmniej sześciu kryteriów obligatoryjnych, a około 10% nie sprostało nawet dziesięciu z nich. Ponad 60% wnioskodawców nie zdołało też udowodnić swojej zdolności finansowej do realizacji przedsięwzięcia. W wielu przypadkach brakowało też przekonującego opisu planowanych działań B+R – w 40% projektów opisy były zbyt ogólne lub nieadekwatne do wymagań programu. Częstym problemem było również niewłaściwe określenie wskaźników oraz brak argumentacji dotyczącej opłacalności przedsięwzięcia.

Najlepiej oceniane projekty łączy kilka wspólnych elementów: wiarygodność finansowa, jasno wykazany potencjał wdrożenia, przekonujące uzasadnienie opłacalności, realistycznie zaplanowany budżet, wyraźny poziom innowacyjności oraz dobrze dobrane wskaźniki mierzące rezultaty. Nie mniej ważny jest zespół – eksperci doceniają przedsiębiorców, którzy potrafią udowodnić, że posiadają odpowiednie kompetencje do realizacji całego przedsięwzięcia.

„Ścieżka Smart” to instrument otwarty na innowacje w bardzo różnych obszarach gospodarki. Daje dostęp do szerokiej gamy działań, które mogą przyspieszyć rozwój firmy, zwiększyć jej konkurencyjność i otworzyć na nowe rynki. W poprzednich naborach dofinansowanie uzyskały zarówno projekty bliskie codzienności, jak rozwiązania związane z przechowywaniem żywności, opracowaniem nowego dermokosmetyku czy inteligentnej opaski monitorującej stan zdrowia, jak i przedsięwzięcia z pogranicza wysokich technologii – m.in. implanty zastawkowe, roboty wspierające rehabilitację, personalizowana obróbka 3D czy modele sztucznej inteligencji chroniące dzieci w internecie. Nie brakuje także innowacji proekologicznych, które odpowiadają na aktualne wyzwania rynkowe, takich jak technologie odzysku surowców z odpadów poliolefinowych czy szkła laminowanego. Niezależnie od branży czy poziomu zaawansowania, każdy projekt musi jednak spełniać jasno określone kryteria oceny, które stanowią wspólny punkt odniesienia dla ekspertów.

II etap oceny to proces wymagający, który stawia przed przedsiębiorcami wysokie oczekiwania. Firmy, które poświęcą czas na staranne przygotowanie prezentacji, skoordynują odpowiedzi zespołu projektowego i odpowiednio udokumentują wkład własny, znacząco zwiększają swoje szanse. II etap oceny, wraz z panelami ekspertów, jest najważniejszym sprawdzianem. To nie tylko formalność – to miejsce, gdzie przedsiębiorca musi udowodnić, że projekt nie tylko wygląda dobrze na papierze, ale też ma realne podstawy do wdrożenia i powodzenia na rynku. Podczas II etapu zapada decyzja, czy projekt otrzyma wsparcie i czy firma będzie mogła w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki.

Więcej o „Ścieżce SMART” w naszej pigułce wiedzy.

Szczegółowe informacje na temat naboru dla MŚP oraz projektów dostępnościowych znajdują się na stronie PARP.