Podatek u źródła – klauzula rzeczywistego właściciela

Kwestia klauzuli rzeczywistego właściciela w podatku u źródła (ang. Withholding Tax – WHT) od lat budziła wiele pytań i wątpliwości zarówno w praktyce przedsiębiorców, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych. Wynika to z faktu, że w dobie globalizacji i złożonych struktur holdingowych płatności transgraniczne rzadko mają charakter prosty i bezpośredni. Pierwsze projekty objaśnień w tym zakresie pojawiły się już w 2019 r., następnie w 2023 r. trwały dalsze konsultacje, natomiast w lipcu 2025 r., Ministerstwo Finansów opublikowało finalny dokument: „Objaśnienia podatkowe dotyczące stosowania tzw. klauzuli rzeczywistego właściciela dla celów podatku u źródła” („Objaśnienia”), który precyzyjnie wyjaśnia zasady stosowania tego istotnego elementu prawa podatkowego.

Objaśnienia podatkowe z 3 lipca 2025 r. – główne tezy

Celem Objaśnień podatkowych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów było ujednolicenie praktyki organów podatkowych i płatników.

Nowe objaśnienia obejmują m.in.:

• zakres płatności objętych obowiązkiem badania statusu rzeczywistego właściciela;
• sposób rozumienia władztwa ekonomicznego nad należnością;
• wskazanie sytuacji, w których możliwe jest zastosowanie look-through approach (LTA), czyli przejrzystego podejścia do struktury odbiorcy płatności.

Objaśnienia te mają moc ochronną (art. 14n Ordynacji podatkowej), a więc stosowanie się do nich przez podatników i płatników – pod warunkiem rzetelnego działania – zabezpiecza przed negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Objaśnienia podatkowe zapewniają ochronę zbliżoną do tej wynikającej z interpretacji indywidualnych. Ochrona ta jest przy tym formalnie zapewniona jedynie w odniesieniu do zdarzeń, które mają miejsce po ich wydaniu.  

Ministerstwo Finansów podkreśliło w Objaśnieniach, że klauzula rzeczywistego właściciela nie stanowi klauzuli stricte antyabuzywnej (w przeciwieństwie do klauzuli GAAR, czy klauzuli zawartej w art. 22c ustawy o CIT – klauzula SAAR do stosowania których uprawnione są wyłącznie organy podatkowe).

Rzeczywisty właściciel – definicja i władztwo ekonomiczne

Zgodnie z ustawą o CIT i PIT, rzeczywistym właścicielem jest podmiot, który:

1) otrzymuje należność dla własnej korzyści – ma prawo decydować o jej przeznaczeniu i ponosi ryzyko ekonomiczne jej utraty;

2) nie jest pośrednikiem (agentem, powiernikiem, pełnomocnikiem) – nie ma obowiązku przekazania całości lub części środków innemu podmiotowi;

3) prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w państwie siedziby – nie może to być działalność pozorna ani ograniczona do zarządzania przepływami finansowymi.

Zgodnie z Objaśnieniami pierwsze dwie przesłanki należy rozpatrywać łącznie i rozumieć jako konieczność posiadania przez odbiorcę ekonomicznego władztwa nad daną płatnością. 

Podmiot otrzymujący należności musi zatem ponosić ryzyko związane z konkretną płatnością. Objaśnienia wskazują przykładowo na ryzyko niewykonania zobowiązania, ryzyko kredytowe dłużnika odsetek, ryzyko zmiany stóp procentowych, ryzyko walutowe czy ryzyko kursowe.

Natomiast cechy charakterystyczne podmiotu pośredniczącego, który nie będzie spełniał definicji rzeczywistego właściciela, to zgodnie z Objaśnieniami między innymi:

• niewielka marża na przekazywanych płatnościach,
• brak przychodu podatkowego z tytułu otrzymanych należności,
• przekazywanie otrzymanych należności w niewielkich odstępach czasu,
• brak innych środków poza otrzymywanymi należnościami umożliwiających spłatę zobowiązań,
• brak reinwestowania otrzymanych środków,
• brak ponoszenia ryzyka związanego z daną należnością.

Trzecia przesłanka identyfikacji właściciela rzeczywistego związana z prowadzeniem rzeczywistej działalności gospodarczej zgodnie z Objaśnieniami prowadzi do konieczności weryfikacji substratu majątkowo-osobowego.

Koncepcja ta powstała jako odpowiedź na problem płatności dokonywanych do spółek pośredniczących w ramach grupy kapitałowej. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest uznanie, że spółka pośrednicząca działa jedynie jako przedłużenie rzeczywistego właściciela, o ile brak jest wątpliwości co do ostatecznego beneficjenta.

Objaśnienia wskazały na katalog przykładowych okoliczności mogących świadczyć o braku spełnienia tej przesłanki:

• pełnienie funkcji zarządczych przez tzw. dyrektorów nominowanych;
• brak przypisania zakresu obowiązków/kompetencji poszczególnym członkom zarządu;
• zatrudnienie w spółce jedynie (lub niemal jedynie) personelu administracyjnego (zwłaszcza, gdy jednocześnie świadczy on usługi na rzecz innych podmiotów, w tym w szczególności innych klientów kancelarii prawnej/innego podmiotu dostarczającego usługi);
• outsourcing przez podmiot większości podstawowych aspektów funkcjonowania;
• korzystanie w szerokim zakresie z usług powierniczych;
• konsultowanie decyzji dotyczących podmiotu głównie z doradcami z kraju innego niż kraj podmiotu lub kraj inwestycji prowadzonej przez podmiot (w tym doradcami podatkowymi).

Dzielony substrat majątkowo-osobowy

W kontekście oceny czy podmiot prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą, może pojawić się koncepcja tzw. dzielonego substratu majątkowo-osobowego. Jest on rozumiany jako ogół zasobów, jakimi dysponuje podatnik w celu prowadzenia własnej działalności gospodarczej. W praktyce obejmuje on w szczególności zasoby ludzkie, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne czy środki obrotowe.

Jednocześnie zaznaczono, że w przypadku spółek holdingowych wymagany jest niższy poziom substratu majątkowo-osobowego niż w przypadku spółek operacyjnych (wystarczające jest bowiem posiadanie doświadczonego personelu, faktycznie zaangażowanego w działalność podmiotu, posiadającego wystarczającą wiedzę ekspercką i wyposażonego w odpowiedni sprzęt biurowy). Jednakże, co istotne, podmioty, do których zastosowanie mają wskazane powyżej wymagania, muszą ponosić koszty uzasadniające przekonanie, że ponoszą ryzyko związane z otrzymywanymi należnościami (np. posiadanie i ponoszenie kosztów kont bankowych).

W niektórych okolicznościach (np. ze względu na przyjęty model biznesowy grupy) nie jest uzasadnione ponoszenie przez spółkę niektórych kosztów środków niezbędnych do gospodarowania uzyskanym przychodem dla własnej korzyści. Zgodnie z Objaśnieniami fakt, że środki takie są udostępniane podmiotowi przez inne podmioty z grupy nie wyklucza zastosowania danej preferencji i uznania podmiotu za rzeczywistego właściciela analizowanej płatności.

Co jednak istotne ze względu na konieczność posiadania rozbudowanej wiedzy co do sposobu funkcjonowania danej grupy ustalenie i wykazanie, że przesłanka rzeczywistej działalności gospodarczej jest spełniona przy zastosowaniu dzielonego substratu majątkowo-osobowego jest wyłącznie fakultatywną opcją dla płatnika lub podatnika i do jej stosowania nie jest zobowiązany organ podatkowy, który wiedzy takiej nie posiada.

Ponadto nie jest możliwe dowodzenie spełnienia warunku rzeczywistego właściciela w oparciu o dzielony substrat majątkowo-osobowy w odniesieniu do podmiotu innego niż podmiot, do którego płatność została wypłacona.

Klauzula „look-through approach” (LTA)

Klauzula „look-through approach” w praktyce pozwala płatnikowi wypłacającemu należności na zastosowanie zwolnienia lub obniżonej stawki podatku nawet, jeżeli rzeczywisty właściciel tej należności nie jest jej bezpośrednim odbiorcą, a jest ona mu przekazywana przez pośredników. Stosowanie koncepcji LTA na etapie wypłaty należności jest opcją dla płatnika.  Zasada ta polega na „przejrzeniu” przez spółkę pośredniczącą i ocenieniu, kto jest rzeczywistym właścicielem płatności.

Płatnik przed zastosowaniem LTA powinien, w ramach należytej staranności, ustalić:

1) rzeczywistego właściciela należności;

2) czy rzeczywisty właściciel rozpoznaje w swoim kraju przychód podatkowy z tytułu otrzymanej należności;

3) czy płatności przekazywane w łańcuchu podmiotów są rodzajowo tożsame;

4) czy spełnione są warunki przewidziane dla danej preferencji podatkowej, omówione w dalszych częściach objaśnień.

Odniesienie się przez Ministerstwo Finansów do kwestii możliwości stosowania zasady LTA jest bardzo istotnym krokiem, ponieważ zarówno organy, ale i sądy w różny sposób podchodziły do możliwości stosowania tego mechanizmu przez płatników wypłacających należności podlegające opodatkowaniu WHT. Natomiast należy wskazać, że zastrzeżenie o braku zobowiązania organów podatkowych do stosowania koncepcji LTA w praktyce może się okazać, że organy podatkowe będą akceptować LTA tylko w sytuacjach korzystnych dla fiskusa, a odrzucać je tam, gdzie skutkuje to zwolnieniem lub obniżeniem podatku.

Nadzieję dla płatników niesie nieprawomocny wyrok z dnia 18 czerwca 2025 r. wydany w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 875/25, w którym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie potwierdził możliwość stosowania koncepcji „look through approach” w zakresie należności odsetkowych wypłacanych w związku z udzieleniem pożyczki przez podmiot zagraniczny. 

Sprawa dotyczyła polskiej spółki kapitałowej z branży IT, która zawarła umowę finansowania ze spółką matką z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Ta z kolei pozyskiwała finansowanie na udzielenie pożyczki spółce córce w formie zewnętrznego finansowania. Spółka matka pełniła rolę pośrednika w przekazywaniu płatności. W trakcie obowiązywania umowy pożyczki z polskim podmiotem zmienili się wierzyciele spółki matki w odniesieniu do otrzymanych przez nią pożyczek, natomiast jej relacja ze spółką córką w tym kontekście pozostała taka sama. Polska spółka wypłacała należności odsetkowe do spółki matki, która następnie przekazywała je do faktycznych pożyczkodawców. Niezależnie od momentu regulowania należności odsetkowych nie była więc rzeczywistym właścicielem należności związanych z finansowaniem spółki polskiej.

Organ podatkowy wydał interpretację, w której wskazał, że to spółka matka z Wielkiej Brytanii jest podatnikiem, a w konsekwencji tylko w odniesieniu do niej możliwe jest rozpatrywanie zasad opodatkowania wypłacanych należności, co doprowadziło do uniemożliwienia polskiemu płatnikowi stosowania zasady „look through approach”.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie rozpatrując odwołanie przychylił się do stanowiska spółki i uchylił zaskarżoną interpretację. W uzasadnieniu ustnym wskazano, że w rozpatrywanym przypadku płatnik podatku WHT miał możliwość zastosowania koncepcji LTA. Niewątpliwie wyrok WSA podkreśla prymat oceny ekonomicznej nad formalną i wskazuje, że LTA jest zgodne z celem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Badanie rzeczywistego właściciela – obowiązki płatnika. Zasada należytej staranności.

Badanie statusu rzeczywistego właściciela jest konieczne zawsze, gdy płatnik chce zastosować zwolnienie, obniżoną stawkę podatku lub wyłączenie wynikające z prawa unijnego. Zakres badania zależy od skali transakcji i poziomu ryzyka.

Objaśnienia precyzują, że w przypadku podmiotów powiązanych konieczne jest zbadanie wszelkich okoliczności skutkujących kwalifikacją danego podmiotu jako rzeczywistego właściciela. W przypadku wypłaty do podmiotu powiązanego nie jest więc wystarczające uzyskanie oświadczeń i certyfikatów. Konieczna jest weryfikacja innych dostępnych dokumentów potwierdzających spełnienie każdego elementu definicji, składających się na „wiedzę” płatnika, o której można jednocześnie powiedzieć, że nie uzasadnia przypuszczenia, że istniały okoliczności wykluczające możliwość zastosowania preferencji podatkowej. Są to przykładowo umowy świadczące o posiadaniu substratu majątkowo-osobowego czy sprawozdania finansowe świadczące o władztwie ekonomicznym nad otrzymywanymi należnościami.

W sytuacji, w której płatnik i podatnik nie są podmiotami powiązanymi, możliwe jest ustalenie faktów koniecznych dla stwierdzenia czy spełniony został warunek rzeczywistego właściciela w oparciu o badanie określonego zakresu okoliczności, tj. w oparciu o uzyskany od podatnika certyfikat rezydencji i jego oświadczenie o spełnieniu warunku rzeczywistego właściciela.

Powyższe nie oznacza jednak, że płatnik nie jest zobowiązany do dochowania należytej staranności w ocenie uzyskanych dokumentów pod względem formalnym, tj. przykładowo do weryfikacji okresu, na jaki zostały wydane czy weryfikacji ich formy.

Jednocześnie, powyższe nie oznacza braku możliwości udowodnienia przez organ podatkowy na podstawie szerszego zakresu okoliczności, że warunek rzeczywistego właściciela nie został spełniony. Oznacza to jedynie, że niezbadanie przez płatnika szerszego zakresu okoliczności dla stwierdzenia możliwości zastosowania preferencji nie świadczy o niedochowaniu przez niego należytej staranności (także kiedy w wyniku takiego szerszego badania przeprowadzonego przez organ podatkowy ustalono, że warunek rzeczywistego właściciela nie był spełniony, a preferencja podatkowa została zastosowana w sposób nieuprawniony).

W Objaśnieniach przewidziano również istotne uproszczenia dotyczące obowiązków tzw. płatnika technicznego (tj.  podmiotu wypłacającego dywidendy lub odsetki z tytułu papierów wartościowych zapisanych na rachunkach papierów wartościowych albo na rachunkach zbiorczych). Podejście to wynika ze specyficznego położenia płatnika technicznego, który ze względu na swoją czysto techniczną funkcję i brak bezpośredniej relacji z odbiorcami płatności ma ograniczony dostęp do informacji na ich temat. Uproszczenia przyjęto również w odniesieniu do tzw. organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi.

Ministerstwo Finansów w Objaśnieniach wskazało na listę dokumentów i oświadczeń, jakie są wymagane celem wykazania dochowania przez powyższe podmioty należytej staranności przy ustalaniu statusu BO odbiorcy należności.

Ważnym wyjątkiem opisanym w Objaśnieniach są również szczególne sytuacje wymagające przyjęcia domniemania na gruncie Dyrektywy Rady 2011/96/UE z 30 listopada 2011 r. (tzw. Dyrektywa Parent-Subsidiary). Oznacza to, że:

• w przypadku dywidendy, która podlega co najmniej jednokrotnemu opodatkowaniu w ramach Unii Europejskiej, nie ma obowiązku odrębnego badania, czy odbiorca spełnia warunek właściciela rzeczywistego;
• jednocześnie możliwość skorzystania przez płatnika z tego domniemania nie zwalnia podatnika z realizacji formalnych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Ograniczenie zakresu stosowania klauzuli do tzw. płatności biernych

Jedynie na marginesie należy wskazać, że w Objaśnieniach jasno sprecyzowano, że warunek rzeczywistego właściciela należy stosować jedynie w odniesieniu do tzw. płatności biernych, takich jak:

• odsetki,
• należności licencyjne,
• dywidendy.

Oznacza to, że w przypadku usług niematerialnych (np. usługi reklamowe czy doradcze) po stronie płatnika nie występuje obowiązek weryfikacji warunku rzeczywistego właściciela.

Podsumowanie

Klauzula rzeczywistego właściciela stała się centralnym elementem systemu podatku u źródła. Objaśnienia MF z 3 lipca 2025 r., koncepcja LTA i substratu majątkowo-osobowego oraz bogate orzecznictwo sądowe wskazują na to, jak ważna w omawianym kontekście staje się analiza ekonomiczna. Niezmiernie istotne jest to, aby płatnicy gromadzili dokumentację i zapewniali adekwatne procedury compliance, gdyż pozwoli to zabezpieczyć im rozliczenia i uniknąć ewentualnych negatywnych skutków podatkowych zaniechań.

Katarzyna Majer-Gębska

Radca Prawny Managing Counsel, Sadkowski i Wspólnicy

Artykuł powstał w ramach realizacji projektu Centrum Rozwoju Małych i Średnich Przedsiębiorstw sfinansowanego ze środków Ministerstwa Rozwoju i Technologii.