Certyfikat w BUR: Twój kapitał czy tykająca bomba? Rozmowa o jakości, która się opłaca

Wpis do Bazy Usług Rozwojowych to dla firmy szkoleniowej ogromna szansa, ale i odpowiedzialność. Choć rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z lipca 2023 r. (dalej: Rozporządzeniu BUR) daje wybór w kwestii posiadanych akredytacji, to właśnie jakość certyfikatu decyduje o tym, czy Twój biznes będzie bezpieczny podczas audytu.  

O tym, jakie wymogi trzeba spełnić, by realnie budować markę w BUR oraz czym grozi nierzetelny audyt Instytucji Certyfikującej, rozmawiamy z Wojciechem Wasiakiem, kierownikiem Sekcji Zapewnienia Jakości BUR w PARP. 

Wiele firm szkoleniowych traktuje certyfikację systemu zapewnienia jakości jako zło konieczne – kolejną formalność, byle tylko znaleźć się w Bazie Usług Rozwojowych. Czy to właściwe podejście? 

Wojciech Wasiak (PARP): Zdecydowanie nie. Rzetelny i profesjonalnie przeprowadzony audyt Instytucji Certyfikującej to nie jest zbędny wydatek, lecz realna inwestycja w wiarygodność organizacji oraz bezpieczeństwo jej funkcjonowania zarówno w BUR, jak i na całym rynku. Certyfikat to potwierdzenie wysokiej jakości usług rozwojowych, które buduje zaufanie klientów i często decyduje o wyborze konkretnej firmy. 

Na rynku słyszy się jednak o drogach „na skróty”. Czy to prawda, że można otrzymać certyfikat bez audytu Instytucji Certyfikującej? 

W.W.: Docierają do nas takie informacje. Muszę jednak ostrzec: brak audytu w trakcie certyfikacji lub przeprowadzenie go niezgodnie z wymaganiami to ogromne ryzyko. Jeśli wykryjemy takie praktyki, konsekwencje mogą być surowe: od czasowego wstrzymania możliwości publikacji bądź realizacji usług, po wykreślenie takiej firmy z BUR. Tu dodam, że wykreślenie firmy szkoleniowej z BUR skutkuje brakiem możliwości jej ponownego wpisania do Bazy w ciągu najbliższych 2 lat. Dotyczyć to będzie również podmiotów z nim powiązanych. 

Docierają do nas sygnały o ofertach rynkowych obiecujących uzyskanie certyfikatu w kilka dni. Moim zdaniem takie podejście jest skrajnie ryzykowne dla przedsiębiorcy. Należy mieć świadomość, że dokument uzyskany w trybie ekspresowym, bez przeprowadzenia rzetelnego audytu na miejscu w organizacji, jest praktycznie bezwartościowy w konfrontacji z audytem Administratora BUR. Za samym certyfikatem muszą stać realne procedury, dowody ich stosowania oraz cykliczne audity wewnętrzne. Chciałbym, by wybrzmiało to ponownie: odpowiedni certyfikat to przede wszystkim inwestycja w firmę i jej usługi. 

Redakcja: Skoro mowa o procedurach – wiele firm korzysta z zewnętrznej pomocy przy ich tworzeniu. Czy to bezpieczne? 

W.W.: Tu trzeba postawić wyraźną granicę. Należy odróżnić podmioty wspierające w przygotowaniu do procedur od tych, które de facto tworzą całą dokumentację za firmę. Notujemy przypadki, w których to sam podmiot certyfikujący opracowuje pełną dokumentację dla klienta – to ryzykowna praktyka. Zalecam zachowanie szczególnej ostrożności i dbanie o rozdzielność procesów doradztwa od samej certyfikacji. 

Na liście PARP znajduje się wiele certyfikatów. Czym kierować się przy wyborze instytucji certyfikującej? 

W.W.: PARP nie nadzoruje instytucji certyfikujących, dlatego odpowiedzialność za wybór leży po stronie przedsiębiorcy. Rekomenduję wybór jednostek o ugruntowanej renomie, które działają transparentnie. Ważne, aby dany certyfikat, był rozpoznawalny nie tylko w samym BUR, ale w całej branży.  

Czy raz uzyskany certyfikat daje spokój na lata? 

W.W.: Absolutnie nie. System zarządzania jakością musi „żyć”. Samo posiadanie dokumentów, bez przeprowadzania auditów wewnętrznych czy stosowania procedur w praktyce, nie potwierdza spełniania wymagań. Konieczna jest okresowa weryfikacja funkcjonowania systemu zapewnienia jakości, a zagadnienia te są sprawdzane także podczas audytów prowadzonych przez PARP. 

Pamiętajmy o prostej zasadzie: audytorzy PARP nie tylko sprawdzają, CZY masz certyfikat, ale również JAK on działa w praktyce. Jeśli systematycznie analizujesz procesy kontroli wewnętrznej i ewaluacji działań oraz podejmujesz działania korygujące i zapobiegawcze, musisz mieć na to twarde dowody. Mogą nimi być np. raporty z auditów wewnętrznych, wypełnione ankiety ewaluacyjnych, arkusze z wizytacji lub hospitacji zajęć. Brak potwierdzenia stosowania przyjętych procedur w firmie to najczęstsza przyczyna problemów podczas audytów. 

Podsumowując, jaka jest najważniejsza rada dla firm chcących rozwijać się w BUR? 

W.W.: Najpewniejszym podejściem jest współpraca z rzetelnymi jednostkami certyfikującymi, które realizują kompletny i przejrzysty proces. To jedyna droga do bezpiecznego i stabilnego biznesu.