Mądra transformacja cyfrowa. Dlaczego firmy powinny zacząć od ludzi, a nie od technologii

Właściciel niewielkiej firmy usługowej kończy kolejny dzień pracy. W skrzynce mailowej czeka kilkanaście nieprzeczytanych wiadomości. Pracownicy ręcznie przepisują dane między systemami, a przygotowanie jednej oferty zajmuje znacznie więcej czasu, niż powinno. Przedsiębiorca wie, że wiele z tych czynności można zautomatyzować. Problem w tym, że nie ma pojęcia, od czego zacząć. Czy kupić narzędzie oparte na sztucznej inteligencji? Wdrożyć cyfrowy obieg dokumentów? A może najpierw uporządkować procesy, które od lat działają tak samo?

Z podobnymi dylematami mierzy się dziś wiele mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw. Choć nowoczesne technologie są coraz bardziej dostępne, dobre wdrożenie warunkuje umiejętność odpowiedzi na kilka podstawowych pytań: co naprawdę warto usprawnić, jak przygotować organizację do zmiany i jakie kompetencje będą do tego potrzebne. To właśnie od tych odpowiedzi zaczyna się mądra transformacja cyfrowa.

Nie pytaj: „Jakie narzędzie wybrać?”. Zapytaj: „Jaki problem chcę rozwiązać?”

Pani Beata ma biuro rachunkowe. Co miesiąc jej zespół wykonuje setki rutynowych operacji: odbiera dokumenty od klientów, ręcznie wprowadza dane do systemów, przygotowuje zestawienia i odpowiada na te same pytania. Właścicielka czuje, że część tej pracy można odciążyć technologią, ale im więcej czyta o sztucznej inteligencji, tym większy mętlik ma w głowie. Na starcie przygody z automatyzacją punktem wyjścia powinno być ustalenie, które działania pochłaniają najwięcej czasu, gdzie powstają wąskie gardła, które zadania mają charakter powtarzalny i co tak naprawdę hamuje rozwój organizacji. Dopiero taka diagnoza pozwala ocenić, czy automatyzacja jest w ogóle potrzebna, a jeśli tak – w którym obszarze przyniesie największe korzyści. Innych działań potrzebuje mikrofirma, która chce usprawnić obieg dokumentów, fakturowanie czy obsługę zapytań klientów, a innych średnie przedsiębiorstwo, gdzie wyzwaniem staje się integracja wielu systemów, robotyzacja procesów czy zarządzanie zmianą w większej organizacji. Każdy z tych obszarów wymaga odmiennych kompetencji i prowadzi do wyboru innych rozwiązań.

To właśnie z takiego sposobu myślenia narodził się program PARP „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej". Jego celem jest pomoc mikro-, małym i średnim przedsiębiorcom w zdobyciu wiedzy i umiejętności potrzebnych do świadomego planowania cyfrowej transformacji – od rozpoznania procesów, które warto usprawnić, po wybór rozwiązań najlepiej odpowiadających potrzebom firmy. –Transformacja cyfrowa polskich przedsiębiorstw nie może sprowadzać się tylko do zakupu kolejnych systemów czy narzędzi. Chcemy, aby firmy potrafiły świadomie wykorzystywać technologię do zwiększania produktywności, budowania odporności i wzmacniania swojej pozycji konkurencyjnej. PARP wspiera przedsiębiorców na różnych etapach rozwoju – od budowania kompetencji i przygotowania organizacji do zmiany, przez specjalistyczne doradztwo, po inwestycje w cyfryzację, automatyzację i innowacje. Program „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej”, na który przeznaczamy 78 mln zł, jest ważnym elementem tego systemu. Chcemy przygotować polskie firmy nie tylko do wdrożenia konkretnych rozwiązań, ale przede wszystkim do samodzielnego i odpowiedzialnego zarządzania kolejnymi etapami transformacji – mówi Joanna Zembaczyńska-Świątek, zastępca prezesa Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 

Technologię można kupić. Kompetencje trzeba zbudować

Pan Marek zatrudnia w swej firmie produkcyjnej kilkudziesięciu pracowników. Od miesięcy słyszy, że sztuczna inteligencja i automatyzacja mogą usprawnić planowanie harmonogramu, ograniczyć liczbę błędów i przyspieszyć realizację zamówień. Problem w tym, że każda rozmowa z dostawcami kończy się propozycją wdrożenia innego rozwiązania. Jedni zachwalają system ERP, inni platformę analityczną, a kolejni przekonują, że wystarczy „przejść na AI”. Im więcej ofert trafia na jego biurko, tym mniej ma pewności, czego jego firma właściwie potrzebuje.

Jeszcze kilka lat temu automatyzacja kojarzyła się przede wszystkim z dużymi zakładami produkcyjnymi i kosztownymi inwestycjami. Dziś rozwiązania automatyzujące procesy można dostosować do potrzeb każdego podmiotu.

– Automatyzacja i sztuczna inteligencja przestały być rozwiązaniami dostępnymi wyłącznie dla największych firm. Coraz częściej korzystają z nich również mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa – w sprzedaży, obsłudze klienta, produkcji, księgowości, logistyce czy zarządzaniu dokumentami. Jednocześnie dostrzegliśmy, że dla wielu przedsiębiorstw największą barierą nie jest sam dostęp do technologii, lecz brak wiedzy, od czego zacząć, które procesy warto automatyzować i jak przeprowadzić taką zmianę bezpiecznie oraz racjonalnie – mówi Monika Jaworska kierownik w Centrum Rozwoju Kompetencji w PARP. Sama dostępność technologii nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorstwo jest gotowe do rozpoczęcia cyfrowej transformacji. Punktem wyjścia powinny być rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa, jego wielkość, branża, poziom cyfryzacji oraz gotowość organizacyjna.

Najpierw trzeba przygotować ludzi

Pan Zygmunt działa w branży transportowej. Od kilku miesięcy rozważa zakup systemu do automatycznego planowania tras i cyfrowego obiegu dokumentów. Zewsząd słyszy, że bez nowych technologii straci dystans do konkurencji. Intuicyjnie czuje jednak, że sam zakup licencji nie załatwi sprawy. Jeśli pracownicy nie będą potrafili sprawnie korzystać z oprogramowania, a wewnętrzne procedury pozostaną nieuporządkowane, inwestycja może okazać się jedynie kosztownym eksperymentem. Projekty realizowane w ramach naboru zapewniają przedsiębiorcom dostęp do kompleksowego wsparcia rozwojowego, łączącego rozwój kompetencji pracowników z praktycznym przygotowaniem firmy do wdrażania rozwiązań automatyzacyjnych. 

Przedsiębiorcy mogą również korzystać z doradztwa biznesowego dopasowanego do indywidualnej sytuacji firmy. Może ono obejmować m.in. diagnozę potrzeb i gotowości organizacji, identyfikację procesów możliwych do automatyzacji, analizę ryzyka oraz przygotowanie planu wdrożenia. – Skala tego programu jest istotna, ale jeszcze ważniejszy jest sposób, w jaki rozumiemy wsparcie przedsiębiorców. Nie proponujemy firmom jednego modelu transformacji i nie wskazujemy jednej technologicznej ścieżki. Innych rozwiązań potrzebuje kilkuosobowa firma usługowa, innych rozwijający się zakład produkcyjny. Dlatego przedsiębiorca może rozpocząć od diagnozy, następnie rozwijać kompetencje pracowników, korzystać z doradztwa i na tej podstawie przygotować realny plan zmian. Chcemy, aby efektem wsparcia PARP była trwała zdolność przedsiębiorstwa do modernizacji, podejmowania lepszych decyzji i korzystania z kolejnych możliwości rozwojowych – podkreśla Joanna Zembaczyńska-Świątek.

Monika Jaworska zauważa, że technologia sama w sobie nie rozwiązuje problemów przedsiębiorstwa. Nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeżeli firma nie potrafi właściwie zdefiniować swoich potrzeb, przygotować danych, zmienić procesów i zaangażować pracowników. Według ekspertki powodzenie transformacji zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorstwo potraktuje ją jako proces, a nie jednorazowe wydarzenie. Największy potencjał mają projekty, które nie ograniczają się do zorganizowania pojedynczego szkolenia, lecz budują logiczną ścieżkę rozwoju. Powinna ona rozpoczynać się od rozpoznania potrzeb przedsiębiorstwa i wskazania procesów, które rzeczywiście warto usprawnić. Następnie potrzebne jest rozwijanie kompetencji konkretnych pracowników odpowiedzialnych za dany obszar, a później przełożenie zdobytej wiedzy na plan działania w firmie. To oznacza, że szkolenie nie jest celem samym w sobie. Jest jednym z etapów przygotowania organizacji do zmiany. Równie ważne staje się zaplanowanie sposobu wykorzystania zdobytej wiedzy i zaangażowanie osób, które będą odpowiadały za wdrożenie nowych rozwiązań. Trwałą zmianę przyniosą te projekty, które połączą wiedzę, praktykę, zaangażowanie kadry zarządzającej i przygotowanie organizacji do dalszego samodzielnego rozwoju.

Nie wszystko trzeba zmieniać od razu

Pan Piotr rozwinął firmę e-commerce sprzedającą artykuły wyposażenia wnętrz. Gdy zaczął spisywać procesy, które warto usprawnić, lista szybko urosła: obsługa zamówień, fakturowanie, zwroty, gospodarka magazynowa, marketing internetowy, kontakt z klientami. Im dłużej ją analizował, tym bardziej utwierdzał się w przekonaniu, że cyfrowa transformacja oznacza kosztowną rewolucję, na którą jego firmy po prostu nie stać. Takie myślenie jest jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Stopniowe budowanie kompetencji jest nie tylko możliwe, ale w wielu firmach będzie rozwiązaniem najbardziej racjonalnym. Nie każda organizacja jest gotowa na kompleksową transformację od pierwszego dnia. Znacznie bezpieczniej jest zdobyć pierwsze doświadczenia na jednym obszarze i dopiero na tej podstawie planować kolejne etapy zmian. Dobrym podejściem jest rozpoczęcie od jednego procesu lub jednego zespołu, zdobycie podstawowych kompetencji, przetestowanie rozwiązania i ocena rezultatów. Następnie można rozszerzać działania na kolejne obszary. Kompleksowy program będzie właściwy przede wszystkim dla firm, które mają już zdefiniowaną strategię cyfrową, odpowiednie zasoby i jasno określone cele. Zakres wsparcia musi odpowiadać rzeczywistej dojrzałości przedsiębiorstwa. Zbyt szeroki program może być równie nieskuteczny jak pojedyncze, przypadkowo wybrane szkolenie. Pierwsze udane wdrożenie pozwala ograniczyć ryzyko, daje zespołowi poczucie sprawczości i buduje zaufanie do kolejnych zmian. Zamiast rewolucji przedsiębiorstwo przechodzi ewolucję – spokojnie, we własnym tempie i zgodnie z rzeczywistymi potrzebami.

Po czym poznać, że to naprawdę działa?

Pan Andrzej od ponad dwudziestu lat prowadzi firmę usługową. Zamiast zaczynać od zakupu najdroższego oprogramowania, najpierw przyjrzał się procesom zachodzącym w firmie i zainwestował w rozwój zespołu. Dziś nie potrafi jeszcze powiedzieć, o ile wzrosły przychody. Widzi jednak coś równie ważnego – pracownicy popełniają mniej błędów, szybciej znajdują potrzebne informacje, a powtarzalne zadania zajmują znacznie mniej czasu. To właśnie takie zmiany najczęściej jako pierwsze pokazują, że przedsiębiorstwo obrało właściwy kierunek. Monika Jaworska przekonuje, że efekty transformacji warto mierzyć od samego początku. – Przed rozpoczęciem udziału warto określić punkt wyjścia i wybrać kilka prostych mierników. Może to być czas realizacji procesu, liczba błędów, koszt wykonania danej czynności, liczba ręcznych operacji, terminowość obsługi spraw czy czas reakcji na zapytanie klienta - mówi.  Takie wskaźniki pozwalają sprawdzić, czy zmiana rzeczywiście przynosi oczekiwane rezultaty. Czasem sukcesem będzie krótszy czas realizacji zadań, innym razem lepszy przepływ informacji albo uporządkowanie procesów, które wcześniej utrudniały codzienną pracę. Jak podkreśla ekspertka, pierwszym sukcesem nie zawsze musi być wzrost przychodów. Udział w projekcie opłaci się wtedy, gdy po zakończeniu wsparcia firma potrafi sprawniej podejmować decyzje, ogranicza czynności powtarzalne, lepiej wykorzystuje dane i wie, jakie kolejne działania powinna podjąć. Nie zawsze efekt musi być widoczny od razu w wyniku finansowym – czasem pierwszym sukcesem jest uniknięcie kosztownego, nietrafionego wdrożenia.  To jednak nie jest najważniejszy efekt transformacji. Według Moniki Jaworskiej największym sukcesem będzie zmiana sposobu myślenia w organizacji.  – Samo uruchomienie narzędzia nie jest jeszcze dowodem powodzenia transformacji. Firma powinna nauczyć się patrzeć na swoje procesy w sposób uporządkowany: identyfikować problemy, analizować dane, oceniać możliwe rozwiązania, sprawdzać ich opłacalność i mierzyć rezultaty – mówi ekspertka. Konkretne narzędzie może zostać za kilka lat zastąpione innym. Kompetencje, zdolność uczenia się i gotowość do zarządzania zmianą pozostaną w firmie znacznie dłużej. To będzie najtrwalszym efektem uzyskanego wsparcia. Bo technologie będą się zmieniać. Kompetencje pozostaną. A w cyfrowej transformacji najważniejszą decyzją nie jest wybór narzędzia. Najważniejsza jest odpowiedź na pytanie: „Co chcemy dzięki niej zmienić?”.

Jeśli więc przedsiębiorca zastanawia się, od czego rozpocząć automatyzację swojej firmy, pierwszym krokiem nie musi być zakup nowego systemu czy narzędzia. Może nim być rozwój kompetencji osób, które będą tę zmianę planować i wdrażać. Taką możliwość daje program PARP „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej”, w ramach którego mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skorzystać z dofinansowanych usług rozwojowych – szkoleń oraz, w zależności od potrzeb, doradztwa biznesowego. Rekrutacja przedsiębiorców prowadzona jest przez Operatorów działających w poszczególnych makroregionach. Informacje o aktualnie uruchamianych rundach rekrutacji, zasadach udziału oraz możliwościach uzyskania wsparcia są dostępne na stronie PARP https://fers.parp.gov.pl/component/grants/grants/kompetencje-z-automatyzacji-dla-transformacji-cyfrowej-oferta-dla-przedsiebiorcow.