System zadaniowego czasu pracy – zasady wprowadzenia, stosowania oraz praktyczne ryzyka nadużyć ze strony pracownika i pracodawcy

System zadaniowego czasu pracy jest jednym z bardziej elastycznych sposobów na organizację pracy przewidzianych w Kodeksie pracy. Jego istotą nie jest ścisłe rozliczanie pracownika z obecności w określonych godzinach, lecz powierzenie mu zadań możliwych do wykonania w ramach obowiązujących norm czasu pracy.

W praktyce system ten przynosi benefity obu stronom stosunku pracy. Pracownik ma możliwość względnie dowolnego dysponowania czasem i miejscem pracy, zaś po stronie pracodawcy zmniejsza się zakres kontroli pracy pracownika, która sprowadza się do oceny rezultatu, terminowości i prawidłowości wykonania powierzonych obowiązków. To z wyżej wymienionych czynników pracodawca rozlicza pracownika.

Na czym polega zadaniowy system czasu pracy?

Zadaniowy czas pracy mimo tego, że wydaje się być bardzo uniwersalnym systemem, nie oznacza jednak pełnej dowolności. Nie jest to sposób na obejście przepisów o czasie pracy, nadgodzinach, odpoczynku dobowym i tygodniowym ani ewidencji czasu pracy. Jest to rozwiązanie dopuszczalne tylko wtedy, gdy przemawia za nim rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy.

W najpowszechniejszym podstawowym systemie czasu pracy pracownik najczęściej wykonuje pracę w ustalonych godzinach, np. od 8:00 do 16:00, przez pięć dni w tygodniu. Jest to klasyczny przykład ustalania czasu pracy zgodny z art. 129 Kodeksu pracy. System zadaniowy zmniejsza znaczenie godzin pracy. Pracodawca określa zadania, termin ich wykonania oraz oczekiwany rezultat, natomiast pracownik swobodnie organizuje swój czas pracy w taki sposób, aby wywiązać się z powierzonych zadań.

Nie jest to jednak system bez jakiejkolwiek ewidencji. Czas konieczny na wykonanie pracy nadal ma znaczenie, ale jego organizacja jest podporządkowana zadaniom.

Przepisy prawa regulujące system zadaniowego czasu pracy

Podstawową regulacją dotyczącą zadaniowego czasu pracy jest art. 140 Kodeksu pracy („W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129.”).

Do zadaniowego czasu pracy nawiązuje również orzecznictwo sądów powszechnych, w tym Sądu Najwyższego, który w swoich wyrokach odniósł się do wykładni art. 140 Kodeksu pracy (wyroki o sygnaturach II PK 148/07 oraz I PK 117/06).

Z przepisów oraz orzecznictwa wynikają trzy podstawowe warunki prawidłowego stosowania systemu zadaniowego. Po pierwsze, musi istnieć obiektywna przesłanka uzasadniająca jego wprowadzenie. Po drugie, pracownik powinien mieć realną samodzielność w organizowaniu sposobu wykonywania obowiązków. Po trzecie, zakres powierzonych zadań musi być możliwy do wykonania w ramach norm czasu pracy wynikających z przepisów Kodeksu pracy.

System zadaniowy należy więc odczytywać łącznie z art. 129 Kodeksu pracy, który określa podstawowe normy czasu pracy. Zadaniowy czas pracy, o czym należy pamiętać, nie znosi tych norm. Oznacza jedynie, że pracownik nie jest rozliczany według sztywnego rozkładu godzin, lecz według wykonania powierzonych mu zadań, które muszą być mu przydzielane współmiernie do czasu pracy jakim dysponuje na podstawie przepisów (wyrok SN sygn. akt: I PK 89/09).

Wady i zalety systemu zadaniowego

System zadaniowego czasu pracy zapewnia pracownikowi większą swobodę, pracodawca zaś zmniejsza zakres kontrolowania pracownika skupiając się jedynie na realizacji powierzonych zadań, nie musząc przy tym na bieżąco kontrolować, czy pracownik pojawił się w miejscu pracy i czy produktywnie spędził tam czas. Nie mniej, nie oznacza to zupełnego oddzielenia pracownika od pracodawcy. Pracownik nadal jest podporządkowany pracodawcy i ma obowiązek wykonywać polecenia przełożonego, przestrzegać przepisów prawa pracy i zasad obowiązujących w zakładzie pracy. Główna różnica polega na tym, że podporządkowanie nie przyjmuje formy stałego, godzinowego nadzoru nad każdą czynnością, ponieważ jest to sprzeczne z istotą tego systemu. Pracownik może dostosować sposób wykonywania obowiązków do charakteru zadań, dostępności klientów, wyjazdów, spotkań, pracy koncepcyjnej, co zwiększa motywację pracownika do jak najefektywniejszego wykonywania powierzonych mu zadań, ogranicza pozorowanie pracy i sprzyja koncentracji na rzeczywistych jej efektach.

Praktyka udowadnia, że odpowiednie zwiększenie swobody i elastyczności pracy pracowników pozytywnie wpływa na wyniki przedsiębiorstw (publikacja Eurofound z 6 marca 2012 roku „Working time flexibility”)

Zadaniowy system czasu pracy zapewnia tę swobodę. Wprowadzenie tego systemu może zatem poprawić wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

Z punktu widzenia pracodawcy zaletą jest również ograniczenie obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Nie oznacza to całkowitego braku ewidencji, ale upraszcza rozliczenia w zakresie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

System zadaniowy ma jednak również istotne wady i ryzyka. Związane są one chociażby z nieprawidłowym określeniem zadań, których zakres jest zbyt szeroki, lub zbyt wąski, nieprecyzyjny albo niemożliwy do wykonania w ustawowym czasie przez jedną osobę.

Obecnie doktryna prawnicza oraz orzecznictwo wymagają od pracodawców na tyle precyzyjnego określania obowiązków pracownika, aby można było ocenić rzeczywisty czas potrzebny do ich realizacji. Z drugiej zaś strony zakres obowiązków nie może być zbyt szczegółowy, gdyż wtedy nie zostaje spełniona przesłanka słuszności wprowadzenia systemu zadaniowego czasu pracy, który opiera się na swobodzie i samodzielności pracownika.

Wadą systemu zadaniowego czasu pracy jest również trudność precyzyjnego wskazania faktycznego czasu wykonywania obowiązków, co wynika z braku ewidencji godzin pracy i często jest przedmiotem postępowań sądowych pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem w przedmiocie dochodzenia wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych. W sprawach tej kategorii powstają zawsze problemy dowodowe polegające na ustaleniu z jednej strony, ile rzeczywiście czasu poświęcił pracownik na dane zadania, a z drugiej strony czy ocena możliwości wykonania tych zadań w wymiarze czasu pracy pracownika była prawidłowa.

W jakich profesjach system zadaniowy znajdzie zastosowanie?

Zadaniowy czas pracy najlepiej sprawdza się w profesjach, w których pracownik ma znaczną samodzielność, a efekty pracy można określić przez zrealizowane konkretne zadania, cele, projekty albo ich rezultaty. Będzie to zatem dotyczyło specjalistów wykonujących prace projektowe lub eksperckie (np. graficy, analitycy, programiści) jak również osób wykonujących swoją pracę poza stałą siedzibą pracodawcy z racji na utrudnienia w kontroli ich czasu pracy (np. przedstawiciele handlowi, inspektorzy terenowi, audytorzy terenowi, osoby wykonujące kontrole, wizytacje, pomiary lub inne działania wymagające przemieszczania się).

Warunkiem jest jednak to, aby ich praca rzeczywiście mogła być rozliczana zadaniowo, a nie wymagała stałej obecności w określonych godzinach i bieżącej obsługi procesów.

W jakich profesjach system zadaniowy nie znajdzie zastosowania?

Zadaniowy czas pracy co do zasady nie będzie odpowiedni dla stanowisk, na których najważniejsza jest dostępność pracownika w określonym miejscu i czasie. Dotyczy to w szczególności pracy zmianowej, produkcyjnej, magazynowej, recepcyjnej, ochroniarskiej, kasowej, obsługi punktów stacjonarnych, infolinii działającej w określonych godzinach czy stanowisk wymagających stałego dyżuru.

Trudno uzasadnić system zadaniowy tam, gdzie pracownik wykonuje pracę przy linii produkcyjnej, obsługuje maszynę w określonych godzinach, przyjmuje klientów w punkcie obsługi albo musi zapewnić ciągłość funkcjonowania określonego stanowiska. W takich przypadkach istotą pracy jest nie tylko wykonanie zadania, ale również pozostawanie do dyspozycji pracodawcy (lub np. jego klientów) w konkretnym miejscu i czasie, co stoi w sprzeczności z założeniami systemu zadaniowego czasu pracy. System zadaniowy będzie także niezasadny w przypadku pracowników, którym pracodawca każdego dnia na bieżąco przydziela drobne czynności i stale kontroluje sposób ich wykonania. Jeżeli pracownik nie zna z wyprzedzeniem zakresu zadań, to nie ma wpływu na organizację pracy i wykonuje wyłącznie bieżące polecenia przełożonego. Trudno wówczas mówić o rzeczywistym zadaniowym czasie pracy.

Jak wprowadzić zadaniowy system czasu pracy w przedsiębiorstwie?

Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy powinno być poprzedzone analizą, czy charakter pracy rzeczywiście uzasadnia jego zastosowanie. Powinien być stosowany tam, gdzie pracownik wykonuje zadania względnie samodzielnie, a pracodawca nie musi na bieżąco wyznaczać mu każdej czynności, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy ani szczegółowego przebiegu dnia. Wprowadzenie systemu opierającego się na art. 140 Kodeksu pracy jest rekomendowane w przypadkach pracy koncepcyjnej, w zatrudnieniu osób, od których praca wymaga przebywania poza siedzibą firmy oraz w innych przypadkach, w których zadania powierzone pracownikowi nie wymagają stałej współpracy z innymi pracownikami. Po uznaniu, że praca wykonywana przez pracownika może być przesłanką do wprowadzenia zadaniowego czasu pracy, pracodawca powinien określić zadania, które powinien wykonać pracownik oraz ich wymiar czasowy. Bardzo ważny z perspektywy pracodawcy jest zakaz ukształtowania elementu przeliczeniowego, jakim są zadania do wykonania, w sposób, w którym na pracownika przenosi się ryzyka działalności gospodarczej. W orzecznictwie uznaje się, że system zadaniowego czasu pracy nie może polegać na rozliczaniu pracownika z określonego rezultatu ekonomicznego za wyjątkiem sytuacji, w której zachodzi pełny i niezależny od innych czynników związek między pracą a wynikiem ekonomicznym (wyrok SN sygn. akt: I PK 117/06).

Pracodawca decydując o przejściu na system zadaniowego czasu pracy powinien wprowadzić odpowiednie postanowienia do przepisów wewnątrzzakładowych. Jeżeli pracodawca posiada regulamin pracy, to właśnie w nim powinien wskazać, że w zakładzie pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy oraz określić, wobec jakich stanowisk, działów lub kategorii pracowników będzie on dopuszczalny. Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje regulamin pracy, właściwym dokumentem będzie obwieszczenie (art. 150 k.p.). W orzecznictwie wymagane jest skuteczne umożliwienie zapoznania się pracownikom z systemem zadaniowego czasu pracy. Istotnym elementem jest wymienione w Kodeksie pracy porozumienie z pracownikiem dotyczące czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań. Nie oznacza to, że pracownik jednostronnie decyduje o zakresie zadań, ani że brak jego pełnej zgody zawsze uniemożliwia zastosowanie tego systemu. Oznacza jednak, że pracodawca powinien skonsultować z pracownikiem realny czas potrzebny na wykonanie obowiązków. Wynikające z art. 140 Kodeksu pracy wymaganie "porozumienia" z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację (wyrok SN sygn. akt: II PK 148/07).

Brak wyczerpania procedury uzgodnienia z pracownikiem nie powoduje automatycznej nieważności zadaniowego systemu czasu pracy, lecz w przypadku sporu obciąża pracodawcę obowiązkiem wykazania, że wyznaczony czas pracy umożliwiał pracownikowi wykonanie przez niego zadania. W zakresie określenia obowiązków nie wystarczą ogólnikowe wskazania. Zadania powinny być określone na tyle precyzyjnie, aby możliwa była ocena, czy ich zakres jest realny do wykonania w obowiązującym wymiarze czasu pracy. Jednocześnie nie powinny być opisane w sposób nadmiernie drobiazgowy, który w praktyce prowadziłby do pełnego podporządkowania pracownika bieżącym poleceniom i pozbawiał swobody w organizacji pracy.

Przykładowo, w przypadku przedstawiciela handlowego niewystarczające byłoby ogólne wskazanie, że jego obowiązkiem jest „obsługa klientów i realizacja sprzedaży”. Bardziej prawidłowe byłoby określenie, że do zadań pracownika należy np. obsługa klientów z przydzielonego regionu, odbywanie spotkań handlowych, przygotowywanie ofert, raportowanie wyników itd. Jednocześnie nie byłoby właściwe rozpisywanie tych obowiązków w sposób nadmiernie szczegółowy, np. przez wskazanie, że pracownik codziennie o określonych godzinach ma wykonać konkretną liczbę telefonów, wysłać określoną liczbę wiadomości i odbyć spotkania według harmonogramu narzuconego przez przełożonego. Taki sposób organizacji pracy mógłby bowiem świadczyć o faktycznym rozliczaniu pracownika z czasu i bieżących poleceń, a nie z samodzielnie realizowanych zadań.

W celu prawnego zabezpieczenia swoich interesów pracodawca powinien okresowo weryfikować, czy przydzielane zadania są możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy. System zadaniowy nie może być traktowany jako jednorazowa formalność, ponieważ zakres czas potrzebny pracownikowi na wykonanie powierzonych zadań może się zmienić wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i obsługą większej liczby klientów.

System zadaniowy a nadgodziny

Najczęstszym problemem stron stosunku pracy jest przekonanie pracodawców, że w zadaniowym czasie pracy nie powstają godziny nadliczbowe. Jest to założenie nieprawidłowe, które może mieć spore konsekwencje prawne w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub postępowania sądowego. Zadaniowy system czasu pracy nie pozbawia pracownika prawa do wynagrodzenia i dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli faktycznie doszło do pracy ponad obowiązujące normy czasu pracy. W systemie zadaniowego czasu pracy, praca w godzinach nadliczbowych zasadniczo wynika z nieefektywnej realizacji obowiązków przez pracownika lub nieprawidłowego zlecenia zadań przez pracodawcę. W systemie zadaniowym trudno jest udowodnić dokładną liczbę godzin z racji na brak ewidencji godzin pracy (art. 149 k.p.). Nie oznacza to jednak, że roszczenie o wynagrodzenie za przepracowanie godzin nadliczbowych jest wyłączone. Kluczowe znaczenie ma sposób ustalenia zadań. Jeżeli pracodawca powierzył pracownikowi zadania, których obiektywnie nie da się wykonać w ramach normalnych norm czasu pracy, to ryzyko powstania nadgodzin obciąża pracodawcę. Pracownik może wówczas twierdzić, że zakres obowiązków był nierealny do zrealizowania w podstawowym czasie i wymagał pracy ponad normy. W sporze sądowym znaczenie mogą mieć m.in. korespondencja służbowa, raporty, terminy realizacji, liczba powierzonych spraw, polecenia przełożonych, logowania do systemów, zeznania świadków oraz inne dowody faktycznego nakładu pracy. Nie każda dłuższa aktywność pracownika automatycznie będzie jednak pracą w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracownik samodzielnie, bez potrzeby i bez wiedzy pracodawcy, organizuje sobie pracę w sposób nieefektywny lub wykonuje zadania dłużej niż obiektywnie wymagałby tego ich zakres, druga strona nie ponosi wówczas odpowiedzialności za wypracowane nadgodziny. Pracodawca nie powinien jednak opierać się wyłącznie argumencie o nieefektywności. Zalecane jest bieżące monitorowanie obciążenia zadaniami i reagowanie na sygnały przeciążenia w taki sposób, aby przy ewentualnym sporze pracodawcy nie można było zarzucić działania w złej wierze. Regularna korespondencja z pracownikiem oraz analiza wykonanych zadań może udaremnić spór między stronami stosunku pracy o dodatkowe wynagrodzenie.

Praktyczne rekomendacje dla pracodawcy

Pracodawca, który chce wdrożyć zadaniowy czas pracy, powinien przede wszystkim unikać automatyzmu. Nie należy obejmować tym systemem całych działów wyłącznie dlatego, że pracodawca chce uprościć ewidencję czasu pracy. Każdorazowo należy ocenić charakter stanowiska, zakres samodzielności pracownika oraz możliwość mierzenia pracy poprzez zadania. Ważną częścią systemu zadaniowego czasu pracy jest sporządzenie pełnej dokumentacji. System powinien wynikać z regulaminu pracy, układu zbiorowego albo obwieszczenia. Następnie powinien zostać odzwierciedlony w dokumentacji dotyczącej konkretnego pracownika, np. w umowie, aneksie, informacji o warunkach zatrudnienia, zakresie obowiązków albo odrębnym porozumieniu organizacyjnym. Z racji na orzecznictwo skupiające się bardziej na ochronie interesów pracowników, to pracodawcy powinno zależeć na utworzeniu spójnej i czytelnej dokumentacji, która w jak najcelniejszy sposób odzwierciedla funkcjonowanie systemu zadaniowego czasu pracy w jego przedsiębiorstwie. Wyznaczony zakres zadań powinien być realny do wykonania przez pracownika. Największym błędem jest powierzenie pracownikowi takiej ilości obowiązków, która wymaga stałej pracy po godzinach. W razie sporu sąd nie będzie kierował się samą nazwą systemu, lecz rzeczywistą organizacją pracy. Jeżeli zadania nie były możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy, pracownik może skutecznie dochodzić roszczeń z tytułu nadgodzin. W celu uniknięcia sytuacji, w której system zadaniowego czasu pracy przeciąża pracownika i wymaga od niego pracy po godzinach, istotnym jest stworzenie mechanizmu zgłaszania problemów z realizacją zadań w przepisowym czasie. To na pracodawcy spoczywa obowiązek zorganizowania pracownikowi jasnej ścieżki poinformowania przełożonego, że zadania przekraczają możliwości wykonania ich w ramach norm czasu pracy. Pracodawca powinien takie zgłoszenia analizować i dokumentować podjęte decyzje. Brak reakcji może zostać uznany za akceptowanie pracy ponad normy i ewentualnie użyty przeciwko pracodawcy w postępowaniu sądowym.

Podsumowanie

System zadaniowego czasu pracy jest korzystnym narzędziem organizacyjnym, które wymaga ostrożnego i świadomego stosowania. Jego istotą jest rozliczanie pracownika z powierzonych zadań, przy jednoczesnym poszanowaniu norm czasu pracy, prawa do odpoczynku i prawa do wynagrodzenia za pracę nadliczbową. Nie jest to system pozwalający na nieograniczone obciążanie pracownika obowiązkami, rozliczanie pracownika na podstawie rezultatu ekonomicznego, czy też na rezygnację z odpowiedzialności pracodawcy za organizację pracy. Ustawodawca jasno informuje, że system należy stosować tam, gdzie charakter pracy uzasadnia dużą samodzielność pracownika, a zakres obowiązków można określić w sposób zadaniowy i mierzalny (wyrok SN sygn. akt: I PK 25/15). W szczególności dotyczy to pracy mobilnej, terenowej, eksperckiej, projektowej i samodzielnej. Nie powinien być natomiast stosowany tam, gdzie kluczowa jest obecność w określonych godzinach, bieżąca obsługa klientów, praca zmianowa albo ścisłe podporządkowanie organizacyjne. System zadaniowego czasu pracy wymaga dojrzałej kultury pracy w zarządzanym przedsiębiorstwie. Z racji na to, iż tworzy on pewną granicę pomiędzy działalnością pracodawcy i pracownika, powinien opierać się on na wzajemnym szacunku i zaufaniu. Prawidłowe wdrożenie systemu zadaniowego wymaga nie tylko odpowiednich postanowień w aktach prawa wewnętrznego, lecz także realnego ustalenia z pracownikiem zakresu zadań możliwych do wykonania w przepisowym czasie pracy. Dopiero połączenie poprawnych dokumentów z właściwą praktyką organizacyjną pozwala uznać, że system zadaniowy jest zastosowany zgodnie z prawem, a samo przedsiębiorstwo jest na dobrej drodze do optymalizacji swojej działalności.

Mateusz Osuch

Adw. Marcin Witkowski

Artykuł powstał w ramach realizacji projektu Centrum Rozwoju Małych i Średnich Przedsiębiorstw sfinansowanego ze środków Ministerstwa Rozwoju i Technologii.