Prawo pracy po nowemu – implementacja tzw. dyrektywy rodzicielskiej i dyrektywy work-life balance, część II

W pierwszej części artykułu opisaliśmy niektóre zmiany w Kodeksie pracy wprowadzone na skutek implementacji dyrektywy rodzicielskiej i dyrektywy work-life balance, które weszły w życie w dniu 26 kwietnia 2023 r.

W niniejszej części przedstawiamy kolejne zmiany, tj. nowe obowiązki informacyjne, elastyczną organizację pracy, nowe regulacje dotyczące szkoleń, wprowadzone do Kodeksu pracy zakazane przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, zmiany w ochronie przed zwolnieniem w związku z rodzicielstwem oraz zmiany w urlopie rodzicielskim.

Rozszerzone i nowe obowiązki informacyjne

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła również istotne zmiany w zakresie informacji o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca musi przekazać pracownikowi[1]. Od 26 kwietnia 2023 r. niezbędne jest poinformowanie pracownika o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy – a więc zasadniczo o 8-godzinnej normie dobowej i przeciętnie 40-godzinnej normie tygodniowej czasu pracy[2], norma może być niższa przy pracownikach z niepełnosprawnością;
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy – przy pełnym etacie będzie to 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, ale wymiar może wynikać chociażby z zadaniowego czy równoważnego systemu czasu pracy;
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy – zmiana przepisów przyniosła również modyfikację w tym zakresie i obecnie pracownikowi przysługuje 15 minut przerwy, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, dodatkowe 15 minut przy dobowym wymiarze czasu pracy dłuższym niż 9 godzin oraz dodatkowe 15 minut przy dobowym wymiarze czasu pracy dłuższym niż 16 godzin[3] (przerwy zasadniczo nie powinny być łączone ani nie powinny powodować wcześniejszego wyjścia lub przyjścia z pracy pracownika);
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku – a więc, że pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, zaś w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego[4];
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią – poprzez wskazanie na przykład, że praca w godzinach nadliczbowych może być wykonywana wyłącznie na polecenie pracodawcy lub przełożonego, zaś zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią uregulowane są w art. 151 i nast. k.p.;
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę; przy czym kwestia ta nie jest zasadniczo regulowana w powszechnych przepisach prawa pracy, może być zaś określona w wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy poprzez chociażby wskazanie na obowiązek stawienia się 10 minut wcześniej celem odebrania zmiany w ramach przygotowania do pracy;
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, czyli np. poprzez wskazanie, że czas przemieszczania się pomiędzy miejscami wykonywania pracy jest zaliczany do czasu pracy;
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych; oczywiście nie powinno tu być obowiązku wskazywania na wszystkie składniki pozaumowne, które przysługują pracownikowi, a wystarczy odesłanie w tym zakresie do regulaminu wynagradzania lub obowiązującego zakładowego lub ponadzakładowego układu zbiorowego pracy; dopiero w sytuacji, gdyby nie obowiązywały te akty lub gdy pracownikowi przysługiwałyby jeszcze jakieś dodatkowe świadczenia, należałoby je wskazać;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania – wydaje się, że na tle polskiego porządku prawnego obowiązek informacyjny ograniczać się będzie właśnie do informacji o urlopie wypoczynkowym jako tym, którego „przysługiwanie” nie będzie uzależnione od spełnienia jakiś dodatkowych, szczególnych przesłanek, jak byłoby to w przypadku chociażby urlopów związanych z rodzicielstwem; w tym kontekście informacja przekazywana pracownikowi może szczegółowo opisywać czynniki, od których zależy wymiar urlopu wypoczynkowego lub też po prostu wskazać, że wymiar urlopu wypoczynkowego uregulowany jest w art. 154 i nast. k.p.;
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia – z uwagi na znaczną objętość regulacji w tym zakresie rekomendowane byłoby raczej wskazanie, że zasady rozwiązania stosunku pracy uregulowane są w art. 30 i nast. k.p. (wymogi formalne określa art. 30 § 3 i 4 k.p ., okresy wypowiedzenia art. 34 oraz art. 36 k.p ., termin odwołania się do sądu pracy to 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę lub oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia);
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty;
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
• nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy – w Polsce w każdym przypadku będzie to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ewentualnie konieczne może okazać się wskazanie odpowiedniej instytucji zagranicznej w przypadku pracy wykonywanej za granicą.

Informacja powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (za wyjątkiem informacji o instytucji ubezpieczenia społecznego, która powinna być przekazana w terminie 30 dni). Oczywiście można to zrobić przy zawieraniu umowy o pracę. Możliwe jest również dodanie innych informacji, które mogą być istotne z punktu widzenia pracownika (np. o stosowaniu ruchomego czasu pracy).

Dużym ułatwieniem jest możliwość przekazania informacji w postaci papierowej lub elektronicznej. Postać elektroniczna jest dopuszczalna, jeżeli informacje będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika. Możliwe będzie więc chociażby przesłanie e-mailem. Dowód przekazania lub otrzymania informacji (ale i raczej jej treść) powinien znaleźć się w części B akt osobowych.

W przypadku, w którym doszłoby do zmiany danych zawartych w informacji, pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania pracownika, jednak nie później niż w dniu, w którym zmiany będą miały do niego zastosowanie.

Jeżeli zaś chodzi o przepisy przejściowe, to taką rozszerzoną informację będą musieli dostać pracownicy zatrudnieni od dnia 26 kwietnia 2023 r. W stosunku do pracowników, którzy byli zatrudnieni przed tą datą pracodawca będzie musiał przekazać nowe informacje wyłącznie na wniosek pracownika, w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania takiego wniosku.

Dodatkowy obowiązek informacyjny będzie zaś musiał być zrealizowany przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie[5]. W takich okolicznościach pracodawca musi poinformować o: państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe mają być wykonywane, przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego, walucie, w której będzie wypłacane wynagrodzenie, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę, zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju oraz warunkach powrotu pracownika do kraju w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Nowelizacja nałożyła na pracodawcę również dodatkowy obowiązek polegający na konieczności poinformowania pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu oraz wolnych stanowiskach pracy[6].

Elastyczna organizacja pracy

Dodatkowe uprawnienie zyskali również pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia. Mogą oni złożyć wniosek o tzw. elastyczną organizację pracy[7]. W ramach tego pojęcia mieszczą się różne systemy czasu pracy i inne rozwiązania, tj. praca zdalna, przerywany czas pracy system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy lub obniżenia wymiaru czasu pracy.

Uprawniony pracownik może złożyć wniosek o zastosowanie wobec niego wybranej formy elastycznej organizacji pracy w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z niej. We wniosku wskazuje się dane dotyczące dziecka, przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania, jak również rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika, jednakże rozpatrując wniosek, uwzględnia potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także swoje potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca może zaproponować, zaś strony uzgodnić, chociażby inny termin wykorzystania, inną formę czy też inne niż zaproponowane przez pracownika warunki konkretnej elastycznej organizacji pracy.

Pracownik powinien być poinformowany o decyzji pracodawcy w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, zaś w przypadku, gdy jest ona odmowna, to pracodawca ma obowiązek wskazania przyczyny odmowy. Ewentualnie pracodawca informuje o innym, możliwym terminie wykorzystania elastycznej organizacji pracy.

Nie jest również wykluczone jednoczesne łączenie różnych form w ramach elastycznej organizacji pracy, a więc np. ruchomego czasu pracy z pracą zdalną czy obniżeniem wymiaru etatu. Złożony i zaakceptowany wniosek o jedną z form nie stoi na przeszkodzie złożeniu kolejnego wniosku o zastosowanie innej formy.

Podobne zasady dotyczą również sytuacji, w której pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy chce powrócić do poprzedniej organizacji pracy przed upływem terminu. Wniosek taki może być złożony w każdym czasie, również w postaci papierowej lub elektronicznej. We wniosku pracownik wskazuje na zmianę okoliczności będącej podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy. Pracodawca ponownie ma 7 dni na udzielenie odpowiedzi pracownikowi na taki wniosek.

Dodatkowo wprost zastrzeżono, że złożenie przez pracownika wniosku o zastosowanie wobec niego elastycznej organizacji pracy nie może być przyczyną wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia umowy o pracę ani prowadzenia do nich przygotowań. W przypadku wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, który złożył taki wniosek, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy kierował się innym powodem niż złożenie wniosku.

Szkolenia organizowane przez pracodawcę

Nowelizacja wprowadza również nowe regulacje dotyczące szkoleń pracowników. Jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia konkretnego szkolenia wynikać będzie z układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa, umowy o pracę oraz, gdy szkolenie będzie pracownik odbywał na polecenie pracodawcy, to pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów takiego szkolenia i powinno ono odbyć się w miarę możliwości w godzinach pracy.

Jeżeli jednak szkolenie będzie miało miejsce poza normalnymi godzinami pracy pracownika, to będzie wliczane do czasu pracy, a więc może spowodować powstanie pracy w godzinach nadliczbowych związanej z koniecznością oddania wolnego lub zapłaty wynagrodzenia i dodatku za taką pracę. Może również dojść do naruszenia dobowej czy tygodniowej normy odpoczynku.

Z tego powodu w sposób szczególnie uważny należy formułować polityki szkoleniowe czy też zawierać umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Trzeba też zwrócić uwagę, że podnoszenie kwalifikacji z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą (art. 103¹ § 1 k.p.) nie powinno być uznawane za równoznaczne ze szkoleniem na polecenie pracodawcy.

Zakazane przyczyny wypowiedzenia

W Kodeksie pracy pojawiły się również zakazane przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia, przyczyny uzasadniające przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę[8]. Do takich przyczyn należą:

• wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę umowy o pracę na bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy;
• jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, chyba że ograniczenia w tym zakresie wynikają z odrębnych przepisów albo doszło do zawarcia umowy o zakazie konkurencji w trakcie stosunku pracy;
• dochodzenie przez pracownika udzielenia informacji o warunkach zatrudnienia lub o ich zmianie, jak również o warunkach związanych z wyjazdem za granicę na okres powyżej 4 kolejnych tygodni;
• skorzystanie z prawa do szkoleń zastrzeżonych w układzie zbiorowym pracy, innym porozumieniu zbiorowym, regulaminie, przepisach prawa, umowie o pracę lub na polecenie pracodawcy – na koszt pracodawcy i w czasie pracy.

W przypadku pracowników, co do których mogłyby mieć zastosowanie powyższe okoliczności, ciężar wykazania, że przyczyna rozwiązania umowy o pracę była inna, spoczywać będzie na pracodawcy.

Pracownicy zatrudnieni na okres próbny w sytuacji, w której doszło do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, a do pracownika takiego mają zastosowanie okoliczności wskazane powyżej (za wyjątkiem wniosku o umowę bezterminową lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, gdyż do takiego wniosku nie są uprawnione osoby zatrudnione na okres próbny), mają prawo do złożenia wniosku o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy w terminie 7 dni od dnia oświadczenia pracodawcy. W takim przypadku pracodawca udziela odpowiedzi również w terminie 7 dni.

Ochrona przed zwolnieniem w związku z rodzicielstwem

Przebudowaniu uległa również konstrukcja ochrony pracowników przed zwolnieniem w związku z rodzicielstwem[9]. Aktualnie pracodawca nie może prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy ani też wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy w okresie ciąży, w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu.

Wyjątek od powyższego obejmuje rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika (a więc rozwiązanie dyscyplinarne) w sytuacji, w której reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Ochrona ta została więc ukształtowana w sposób podobny co ochrona działaczy związkowych. Wymóg uzyskania zgody nie będzie musiał być spełniony w przypadku, w którym pracownik nie jest objęty ochroną związkową.

Jeżeli zaś chodzi o możliwość wypowiedzenia umowy, to istnieje ona tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek uzgodnić z reprezentującą pracownika organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę. W razie niemożności zapewnienia w tym okresie innego zatrudnienia, pracownikowi przysługują świadczenia określone w odrębnych przepisach. Okres pobierania tych świadczeń wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Wypowiedzenie zmieniające będzie natomiast możliwe z przyczyn niedotyczących pracownika w tych zakładach, w których zatrudnienie obejmuje 20 i więcej pracowników, na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Urlop rodzicielski

Modyfikacje obejmują również urlop rodzicielski, gdyż jego wymiar został zwiększony o 9 tygodni (zasadniczo z 32 lub 34 tygodni do 41 lub 43 tygodni). Zwiększony wymiar przysługuje łącznie obojgu rodzicom, przy czym każdy z nich ma niezależne prawo do wykorzystania 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Jeżeli jeden z rodziców nie wykorzysta „swoich” 9 tygodni, to urlop rodzicielski w tym zakresie przepada i nie może być wykorzystany przez drugiego z rodziców.

Zmiany dotyczą również wysokości zasiłku. Do tej pory zasiłek macierzyński wynosił bowiem 100% podstawy wymiaru przez 6 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka (8 tygodni w przypadku ciąży mnogiej) i 60% podstawy wymiaru za pozostały okres. Ewentualnie pracownik mógł zdecydować o pobieraniu zasiłku w wysokości 80% podstawy wymiaru za cały okres.

Po zmianach podstawa wymiaru wyniesie 100% za okres zasiłku macierzyńskiego i 70% za pozostały okres lub ewentualnie – przy złożeniu odpowiedniego wniosku (tzw. długi wniosek) – 81,5% za cały okres. Za dodatkowy, 9-tygodniowy urlop rodzicielski dla drugiego rodzica zasiłek zawsze będzie wynosił 70% podstawy wymiaru.

Agata Kicińska

radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych w Kancelarii Sienkiewicz i Zamroch. Współpracuje głównie z pracodawcami, w szczególności z branży energetycznej. Opracowuje strategie w sporach sądowych z pracownikami, tworzy regulaminy i porozumienia zbiorowe. Ma również doświadczenie w zakresie pracowniczych aspektów łączenia się spółek. Reprezentuje klientów w sporach sądowych z udziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności w sprawach dotyczących prawa do wcześniejszej emerytury. Publikuje na łamach m.in. „Dziennika Gazety Prawnej”. Autorka książki „Regulamin pracy zdalnej z komentarzem i wzorami dokumentów”. Prowadzi bloga dotyczącego prawa pracy z punktu widzenia pracodawców: www.prawodlapracodawcy.pl

[1] Art. 29 § 3 k.p.

[2] Art. 129 § 1 k.p.

[3] Art. 134 k.p.

[4] Art. 132 i 133 k.p.

[5] Art. 29¹ k.p.

[6] Art. 94² k.p.

[7] Art. 188¹ k.p.

[8] Art. 29⁴ k.p.

[9] Art. 177 § 1 k.p.