Centralny System Kadrowo-Płacowy – cyfrowa rewolucja w zatrudnianiu i rozliczaniu pracy w Polsce

W ostatnich latach polska administracja publiczna wdraża nowoczesne rozwiązania mające na celu uproszczenie i pełną elektronizację kontaktów obywateli z państwem. Cyfrowa transformacja obejmuje nie tylko rozwój usług online, ale też zmianę zarządzania danymi i procesami. W ramach tych działań powstały takie narzędzia jak ePUAP, mObywatel czy Profil Zaufany, które zwiększają dostępność usług i ograniczają biurokrację. Kluczowym elementem cyfryzacji rynku pracy jest Centralny System Kadrowo-Płacowy (CSKP) – zintegrowana platforma teleinformatyczna, mająca na celu ujednolicenie i automatyzację procesów kadrowych i płacowych w sektorze publicznym i prywatnym. CSKP odpowiada na rosnące potrzeby rynku pracy, wymagającego elastyczności i przejrzystości w zmieniającym się otoczeniu prawnym i gospodarczym.

Projekt ten wpisuje się w strategiczne cele „Polityki Cyfrowego Państwa 2030” oraz „Strategii na Rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju”, gdzie cyfryzacja jest postrzegana jako klucz do nowoczesnej gospodarki i lepszej jakości życia obywateli. CSKP realizowany jest przez Ministerstwo Cyfryzacji wraz z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, łącząc aspekty legislacyjne, technologiczne i organizacyjne. Jego celem jest poprawa transparentności procesów zatrudnienia, zgodność z przepisami oraz pełna kontrola nad kadrami. W dłuższej perspektywie system ma ograniczyć szarą strefę, poprawić efektywność fiskalną i statystyki rynku pracy.

Podstawy prawne i ramy legislacyjne

Formalną podstawę prawną do stworzenia Centralnego Systemu Kadrowo-Płacowego (CSKP) stanowi Ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz.U. 2022 poz. 2754). Akt ten wyznacza ramy funkcjonowania nowoczesnego systemu obsługującego relacje zatrudnienia, przede wszystkim w formie cyfrowej. Już w art. 1 ust. 1 ustawy wskazano jasno cel legislacyjny:

„Tworzy się system teleinformatyczny, którego celem jest wsparcie zawierania, przechowywania oraz rozliczania umów cywilnoprawnych i umów o pracę w formie elektronicznej, w szczególności w relacji osób fizycznych, mikroprzedsiębiorców i jednostek sektora finansów publicznych.”

Wskazana regulacja po raz pierwszy w polskim porządku prawnym ustanowiła podstawę do stworzenia jednolitego, centralnie zarządzanego rozwiązania informatycznego, które może zastąpić tradycyjną dokumentację papierową dotyczącą zatrudnienia. Ustawa definiuje nie tylko cel systemu, ale także jego zakres, podmioty uprawnione i obowiązane do korzystania z niego, a także dopuszczalne środki uwierzytelniania elektronicznego, takie jak podpis kwalifikowany, profil zaufany oraz podpis osobisty.

Rozwinięcie funkcjonalności CSKP nastąpiło poprzez wejście w życie Ustawy z dnia 14 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), która wprowadziła liczne przepisy wykonawcze i dokonała nowelizacji istniejących aktów prawnych w celu zapewnienia pełnej integracji CSKP z systemami publicznymi. Ustawa ta w istotny sposób zmienia zasady funkcjonowania rynku pracy, upraszczając procedury administracyjne, zmniejszając liczbę wymaganych dokumentów papierowych oraz zapewniając jednolity sposób raportowania danych.

Wśród najważniejszych zmian wprowadzonych tą ustawą znajdują się:

• Obowiązek elektronicznego składania wniosków o zatrudnienie cudzoziemców - nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nałożyła obowiązek wykorzystywania CSKP przy składaniu wniosków o zezwolenia na pracę, oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcom oraz pozwoleń sezonowych.
• Utworzenie centralnego rejestru umów o pracę i cywilnoprawnych - rejestr ten ma charakter ogólnopolski i prowadzony jest wyłącznie elektronicznie w ramach CSKP. Pracodawcy zobowiązani są do zgłaszania umów oraz ich aneksów i wypowiedzeń w czasie rzeczywistym, co zwiększa transparentność zatrudnienia i umożliwia skuteczniejsze kontrole prowadzone przez Państwową Inspekcję Pracy, ZUS czy KAS.
• Uproszczony tryb rejestracji umów - nowelizacja przepisów wprowadziła tzw. „jedno okienko kadrowe”, dzięki któremu pracodawca może przygotować, podpisać i zgłosić umowę do wszystkich wymaganych instytucji (ZUS, US, GUS, UDSC) za pośrednictwem jednej operacji w CSKP. To radykalne uproszczenie procesu rekrutacji i zatrudniania, zwłaszcza w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników zatrudniających pracowników sezonowych.

Co istotne, ustawa z 2025 r. przewiduje również rozporządzenia wykonawcze określające standardy wymiany danych między CSKP a zewnętrznymi systemami ERP (Enterprise Resource Planning), a także standardy bezpieczeństwa, w tym szyfrowania danych osobowych i zawodowych. Na mocy art. 87 tej ustawy, dane przesyłane do CSKP muszą być zgodne z obowiązującymi normami interoperacyjności administracji publicznej, co oznacza m.in. stosowanie formatów XML, JSON i EDI w komunikacji elektronicznej.

Nowelizacja obejmuje też dodatkowe obowiązki informacyjne dla pracodawców, którzy zatrudniają cudzoziemców - na przykład konieczność wskazania numeru zezwolenia na pracę, rodzaju dokumentu pobytowego oraz terminu jego ważności, co ma zapobiegać nielegalnemu zatrudnieniu i naruszeniom przepisów migracyjnych. Dane te są automatycznie przekazywane do Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz wojewódzkich urzędów pracy.

Harmonogram wdrażania - kto i kiedy musi korzystać z CSKP?

Wdrożenie Centralnego Systemu Kadrowo-Płacowego (CSKP) przebiega zgodnie z harmonogramem, który został zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić stopniowe przystosowanie się różnych grup podmiotów do nowego systemu, minimalizując jednocześnie ryzyko zakłóceń i nadmiernych obciążeń administracyjnych. Stopniowe wdrażanie ma również na celu umożliwienie testowania i optymalizacji funkcjonalności CSKP na mniejszej grupie użytkowników, co przekłada się na wyższą jakość i stabilność systemu przed objęciem nim większych podmiotów.

Etap 1: Od 1 stycznia 2026 r. - dobrowolny dostęp dla mikroprzedsiębiorców, rolników i osób fizycznych zatrudniających pracowników lub zleceniobiorców

Pierwszy etap wdrożenia CSKP kierowany jest do najmniejszych podmiotów rynku pracy. System jest dostępny dobrowolnie dla mikroprzedsiębiorców, rolników indywidualnych zatrudniających pracowników oraz osób fizycznych korzystających z umów cywilnoprawnych. Celem jest umożliwienie zapoznania się z platformą i przetestowania jej funkcji bez ryzyka sankcji, a także usprawnienie procesów kadrowych i ograniczenie papierowej biurokracji.

Etap 2: Od 2027 r. - obowiązek korzystania dla małych i średnich przedsiębiorstw

Kolejny etap obejmuje małe i średnie firmy zatrudniające od 10 do 249 osób, które stanowią trzon polskiej gospodarki. Wprowadzenie obowiązku ma na celu standaryzację i cyfryzację procesów kadrowo-płacowych. Przewidziane jest wsparcie szkoleniowe, w tym webinaria i materiały edukacyjne, by przygotować przedsiębiorców do bezpiecznego i efektywnego korzystania z CSKP.

Etap 3: Do końca 2028 r. - obowiązek dla dużych przedsiębiorstw i jednostek sektora finansów publicznych

Ostatni etap obejmuje duże firmy zatrudniające ponad 250 pracowników oraz jednostki sektora finansów publicznych, takie jak administracja rządowa i samorządowa, instytucje kultury i ochrony zdrowia. Wdrożenie CSKP w tych podmiotach ma na celu integrację zaawansowanych systemów z jednolitym państwowym rejestrem, co zwiększy spójność danych i ułatwi centralną kontrolę oraz automatyzację raportowania do ZUS, GUS i urzędów skarbowych.

Główne funkcjonalności CSKP

1) Zawieranie umów

Centralny System Kadrowo-Płacowy (CSKP) umożliwia kompleksowe zarządzanie zawieraniem różnego rodzaju umów związanych z zatrudnieniem. W systemie można generować, edytować, aneksować oraz rozwiązywać przede wszystkim umowy o pracę, które obejmują umowy na okres próbny, umowy na czas określony oraz umowy na czas nieokreślony. Ponadto, CSKP obsługuje umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie oraz umowa o dzieło. Dodatkowo możliwe jest tworzenie aneksów do umów oraz porozumień o rozwiązaniu stosunku pracy, jak również składanie wypowiedzeń umów. Wszystkie dokumenty podpisywane są elektronicznie, zgodnie z art. 78¹ §1 Kodeksu cywilnego, z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego ePUAP lub podpisu osobistego opartego na e-dowodzie. Dzięki temu proces zawierania umów jest szybki, bezpieczny i całkowicie pozbawiony tradycyjnej, papierowej dokumentacji.

2) Obsługa płac i czasu pracy

CSKP oferuje szeroki wachlarz funkcjonalności związanych z obsługą płac i ewidencją czasu pracy. System automatycznie nalicza wynagrodzenia brutto oraz netto, uwzględniając przy tym wszystkie obowiązujące składki ZUS, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 41 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Również rozliczenia podatkowe PIT są realizowane zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, co pozwala na generowanie odpowiednich deklaracji i dokumentów podatkowych. CSKP umożliwia także ewidencję czasu pracy, obsługę delegacji służbowych, urlopów, zwolnień lekarskich (L4) oraz organizację szkoleń BHP. W systemie można generować i wysyłać do odpowiednich urzędów takie dokumenty jak PIT-11, PIT-4R, ZUS RCA czy DRA. Dodatkowo CSKP przypomina o istotnych terminach kadrowych i płacowych, takich jak data zakończenia umowy, ważność badań lekarskich czy konieczność przedłużenia zezwoleń na pobyt cudzoziemców, co minimalizuje ryzyko błędów i niedopełnienia obowiązków.

3) Bezpośrednie raportowanie do instytucji

Jedną z kluczowych zalet CSKP jest pełna integracja z najważniejszymi instytucjami państwowymi odpowiedzialnymi za nadzór i rozliczenia związane z zatrudnieniem. System umożliwia automatyczne i bezpośrednie raportowanie danych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych w kilku miejscach. Podobnie, dane rozliczeniowe przesyłane są do Urzędów Skarbowych (Krajowa Administracja Skarbowa), a także do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), co wspiera prowadzenie statystyk rynku pracy i realizację obowiązków sprawozdawczych. Ponadto CSKP jest zintegrowany z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) oraz Urzędem do Spraw Cudzoziemców (UDSC), co usprawnia m.in. proces legalizacji pracy cudzoziemców. System współpracuje również z platformą praca.gov.pl, dzięki czemu wszelkie formalności związane z zatrudnieniem, rozliczaniem składek czy zgłaszaniem pracowników odbywają się automatycznie i w czasie rzeczywistym, znacznie ograniczając obciążenia administracyjne pracodawców.

Legalizacja pracy cudzoziemców

Od 1 czerwca 2025 roku, na mocy nowelizacji ustawy z dnia 14 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), wszystkie wnioski dotyczące zatrudnienia cudzoziemców muszą być składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Centralnego Systemu Kadrowo-Płacowego (CSKP). Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu nie tylko uproszczenie i przyspieszenie procedur administracyjnych, ale także zwiększenie transparentności i skuteczności nadzoru nad legalnym zatrudnianiem obcokrajowców na terenie Polski. System CSKP umożliwia składanie oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które stanowią podstawę legalnego zatrudnienia w ramach uproszczonych procedur, szczególnie ważnych dla pracowników z krajów spoza Unii Europejskiej.

CSKP pozwala także na rejestrację oraz zarządzanie różnymi typami zezwoleń na pracę, takimi jak zezwolenia typu A, B oraz C, które są szczegółowo opisane w art. 87 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 675). Każdy z tych rodzajów zezwoleń różni się pod względem zakresu, czasu ważności oraz organu wydającego, dlatego ich elektroniczna obsługa znacznie ułatwia pracodawcom spełnianie wymogów prawnych oraz prowadzenie kompletnej dokumentacji. System automatycznie generuje przypomnienia o zbliżających się terminach wygaśnięcia zezwoleń, kart pobytu, badań lekarskich i innych niezbędnych dokumentów, co pozwala uniknąć nieświadomego zatrudniania cudzoziemców na podstawie nieaktualnych uprawnień oraz ogranicza ryzyko sankcji.

Dodatkowo, CSKP jest zintegrowany z bazą PESEL oraz systemem Urzędu do Spraw Cudzoziemców (UDSC), co umożliwia szybkie i automatyczne weryfikowanie statusu cudzoziemca oraz potwierdzanie legalności jego pobytu i zatrudnienia. Takie rozwiązanie spełnia wymogi art. 80 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, a także zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO), gwarantując bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.

Ponadto system automatyzuje naliczanie ulg podatkowych, takich jak PIT-2, na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także wspiera rejestrację kart pobytu cudzoziemców, co ułatwia pracodawcom bieżącą kontrolę legalności zatrudnienia. CSKP jest również powiązany z Internetowym Systemem Monitoringu Rynku Pracy (ISS), co pozwala na bieżące monitorowanie i analizę zatrudnienia cudzoziemców na poziomie krajowym, usprawniając współpracę między instytucjami państwowymi.

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego składania wniosków o zatrudnienie cudzoziemców za pośrednictwem CSKP to znaczący krok w cyfryzacji i uproszczeniu polskiego rynku pracy. System dostarcza nowoczesne narzędzie, które pomaga pracodawcom spełniać wymogi prawne, minimalizuje ryzyko błędów, skraca czas obsługi formalności, a jednocześnie pozwala państwu na skuteczniejszą kontrolę i nadzór nad zatrudnieniem cudzoziemców, co ma kluczowe znaczenie dla legalności i bezpieczeństwa rynku pracy w Polsce.

Technologia i bezpieczeństwo

System CSKP wykorzystuje nowoczesne technologie, w tym standardy wymiany danych takie jak API REST, XML, JSON oraz EDI, co pozwala na efektywną komunikację z różnymi systemami. Zapewnione jest szyfrowanie end-to-end, które gwarantuje bezpieczeństwo przesyłanych informacji, a także zarządzanie tożsamością użytkowników za pomocą mechanizmów SSO oraz OAuth2. System stosuje procedury backupu i disaster recovery, by minimalizować ryzyko utraty danych. Ponadto CSKP jest w pełni zgodny z wymogami RODO, obejmującymi kontrolę nad danymi osobowymi, zarządzanie uprawnieniami oraz rejestrowanie operacji w logach. Potwierdzeniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa są certyfikaty IT zgodne z normą ISO/IEC 27001.

W zakresie wymiany danych i interoperacyjności, CSKP umożliwia integrację z popularnymi systemami ERP, takimi jak SAP HCM, Comarch ERP Optima, Symfonia HR, enova365 czy iPersonel. Dane mogą być eksportowane i importowane przy użyciu API kompatybilnego z ePUAP2 oraz standardowych formatów XML i JSON. Do 2027 roku planowane jest uruchomienie centralnego repozytorium dokumentów kadrowych, w którym wszystkie umowy będą przechowywane w ustandaryzowanym formacie, co wymagać będzie konwersji plików z lokalnych systemów HR do wymagań CSKP.

Przyszłość i wyzwania

Wdrożenie Centralnego Systemu Kadrowo-Płacowego wiąże się z wieloma wyzwaniami, które muszą zostać uwzględnione, aby proces cyfryzacji przebiegał sprawnie i efektywnie. Przede wszystkim konieczne jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników działów HR i kadr, aby zapewnić im odpowiednią wiedzę i umiejętności niezbędne do obsługi nowego systemu. Kolejnym istotnym zadaniem jest integracja istniejących systemów ERP z CSKP, co pozwoli na automatyzację i usprawnienie procesów kadrowo-płacowych w różnych firmach i instytucjach. Ponadto, system musi gwarantować odpowiednią wydajność, gdyż będzie obsługiwał miliony rekordów związanych z zatrudnieniem i rozliczeniami płacowymi w całym kraju. Istotne jest również, aby CSKP podlegał regularnym aktualizacjom prawnym, dzięki czemu pozostanie zgodny z obowiązującymi przepisami i standardami. Dodatkowo, planowana jest nowelizacja ustawy o rachunkowości, która umożliwi elektroniczną archiwizację wszystkich dokumentów płacowych wyłącznie w ramach CSKP, co zakończy erę papierowej dokumentacji kadrowej w Polsce i wprowadzi nowy standard przechowywania danych.

Podsumowanie

Centralny System Kadrowo-Płacowy to nie tylko narzędzie informatyczne - to fundament nowoczesnej, cyfrowej transformacji polskiego rynku pracy. Dzięki niemu tradycyjne, często skomplikowane i czasochłonne procesy kadrowe i płacowe zyskują nową jakość: stają się prostsze, szybsze i bardziej przejrzyste zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. CSKP to także klucz do lepszej współpracy między przedsiębiorcami a administracją publiczną - eliminuje zbędną biurokrację, minimalizuje ryzyko błędów i otwiera drzwi do w pełni zautomatyzowanej wymiany informacji.

Dla przedsiębiorców wdrożenie CSKP oznacza znaczną redukcję kosztów obsługi kadrowej -  nawet do 60% według oceny skutków regulacji (OSR). System eliminuje błędy formalne, które często prowadzą do kar związanych m.in. z ZUS czy Państwową Inspekcją Pracy (PIP), a także skraca czas potrzebny na zatrudnienie cudzoziemca oraz umożliwia szybsze i tańsze raportowanie do odpowiednich instytucji. Pracownicy zyskują natomiast większą przejrzystość zatrudnienia oraz stały dostęp do swoich umów, pasków wypłat i dokumentów takich jak ZUS czy PIT, co daje im pewność legalnego zatrudnienia. Z kolei administracja publiczna korzysta na lepszej jakości danych statystycznych dostarczanych Głównemu Urzędowi Statystycznemu (GUS), efektywniejszych kontrolach prowadzonych przez PIP i Krajową Administrację Skarbową (KAS) oraz obniżeniu kosztów manualnej obsługi w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i urzędach skarbowych.

Co więcej, system wpisuje się w szerszy kontekst cyfrowej rewolucji państwa, podnosząc standardy obsługi oraz umożliwiając skuteczne wsparcie dla legalizacji zatrudnienia cudzoziemców - zagadnienia o rosnącym znaczeniu w globalizującym się rynku pracy. Przyszłość rynku zatrudnienia w Polsce coraz bardziej zależy od tego, jak skutecznie uda się wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii i inteligentnych rozwiązań, a CSKP jest bez wątpienia krokiem w tym kierunku.

Sandra Warda

radca prawny

Artykuł powstał w ramach realizacji projektu Centrum Rozwoju Małych i Średnich Przedsiębiorstw sfinansowanego ze środków Ministerstwa Rozwoju i Technologii.