Mediacje w biznesie – potrzeba czasu i korzyści nie tylko dla portfela

Jeśli po wielu latach prowadzenia działalności gospodarczej napotyka się na różne przeszkody, a do tego klient nie płaci, nie jest się w łatwej sytuacji. Przekonał się o tym Ambroży, świadczący usługi remontowe.

Ambroży jest przedsiębiorcą od 17 lat, prowadzi swój biznes. Zajmuje się wykańczaniem wnętrz - najczęściej malowaniem i drobnymi remontami. Kiedyś miał nawet dwóch pracowników, ale czasy są trudne i musiał z nich zrezygnować. W dobie kryzysu gospodarczego wielu klientów odświeża ściany i wykonuje drobne domowe remonty na własną rękę, gdyż tak jest taniej. Pieniądze bierze wyłącznie po zakończonej pracy. Czasami, jak jest duże zlecenie, prosi o zaliczkę na zakup materiałów.

Konflikt z klientem

Jak to w życiu bywa, w prowadzeniu własnego biznesu zdarzają się trudne sytuacje. Ta miała miejsce z klientem, który zlecił Ambrożemu pomalowanie swojego niemal stumetrowego mieszkania. Ponadto wymianę podłogi w salonie i dwóch pokojach na nową oraz drobne prace naprawcze. Ambroży pobrał od Andrzeja, bo tak miał na imię klient, zaliczkę w wysokości 2000 zł na zakup materiałów. Wszystko oprócz paneli podłogowych dostarczał Ambroży, po wcześniejszym przekazaniu przez klienta informacji na temat koloru farb. Wykonawca dostał klucze do domu, gdyż właściciele na czas remontu wyjechali na urlop. Ambroży przy otrzymaniu kluczy zostawił Andrzejowi umowę do podpisania. Ustalili, że ją podpisze i zostawi razem z zaliczką w kopercie w ustalonym miejscu. Kiedy Ambroży przyjechał do domu zastał zaliczkę lecz podpisanej umowy tam nie było. Zadzwonił do zleceniodawcy, a ten tłumaczył że zupełnie zapomniał i zostawił podpisaną umowę w pracy. Dodał, że Ambroży nie musi się o nic martwić, wszystkie ustalenia są aktualne i oczekuje, żeby przystąpił do pracy. Cała praca zajęła Ambrożemu tydzień. Efekt był dla niego zadawalający. Właściciele mieszkania, którzy po 8 dniach wrócili z urlopu, również nie wnieśli zastrzeżeń do wykonanych usług. Ambroży oddał klucze i poprosił o rozliczenie. Jakież było jego zdziwienie, kiedy otrzymał o 6 tysięcy mniej niż było to ustalone przed rozpoczęciem prac. Właściciel mieszkania twierdził, że na taką właśnie kwotę się umawiali i nazwał Ambrożego oszustem i wyłudzaczem, jak ten powiedział, że oczekuje większej zapłaty. Emocje sięgały zenitu, więc ostatecznie Ambroży opuścił mieszkanie bez kwoty na jaką się umawiali. Bez podpisanej umowy, jakichkolwiek świadków, którzy by potwierdzili wcześniejsze ustalenia. W pierwszej chwili chciał złożyć pozew w sądzie. Jednak pomyślał, że musiałby poszukać prawnika i mu zapłacić, a to kolejne wydane pieniądze. Na dodatek, mimo, że uważa, iż ma rację, trudno byłoby mu w sądzie to udowodnić. Nie ma nawet podpisanej umowy. Ryzyko przegrania i poniesienia jeszcze większych kosztów oraz obawa przed postępowaniem sądowym

sprawiły, że przez kilka dni nie podjął żadnych kroków. Od sąsiadki słyszał też, że takie sprawy w sądzie potrafią trwać latami. Chyba będzie musiał pogodzić się z tą stratą…

A może mediacja?

O swojej sytuacji opowiedział w domu żonie. Ta od razu skojarzyła, że ostatnio jej pracodawca w sytuacjach konfliktowych zamiast od razu iść do sądu,  skorzystał z pomocy mediatora. Razem zasięgnęli informacji i postanowili spróbować wyjaśnić to nieporozumienie. Mediator poinformował ich o kosztach mediacji, które zgodzili się ponieść bez względu na to czy ostatecznie dojdzie do podpisania ugody. Ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd to dokument, który ma taką samą moc prawną, jakby Ambroży właśnie na takich warunkach wygrał sprawę. Jeśli bowiem zleceniodawca nie wywiąże się z podpisanej ugody, po nadaniu klauzuli wykonalności (co jest formalnością i nie trwa długo), może iść do komornika, by odzyskać swoje pieniądze. Do tego cała mediacja może zakończyć się już nawet po miesiącu czy dwóch, bez wizyty w sądzie. Na wniosek Ambrożego mediator skontaktował się z Andrzejem. Ten, po krótkiej rozmowie ze specjalistą od rozwiązywania konfliktów, zgodził się na udział w mediacji. Najpierw odbyły się spotkania indywidualne z każdym z nich. Dowiedzieli się na nich także, że mediacja jest poufna i zarówno strony sporu, jak i mediator nie mogą rozpowszechniać informacji o przebiegu mediacji na zewnątrz. Gdyby do ugody nie doszło i Ambroży złożyłby jednak pozew w sądzie, powoływanie się na informacje (np. wzajemne propozycje, przyznanie się do winy itp.) z przebiegu mediacji oraz wykorzystywanie ich przeciwko drugiej stronie jest bezskuteczne. Tym bardziej mediacja okazała się bezpieczną szansą na znalezienie porozumienia bez negatywnych konsekwencji. To czym Ambroży ryzykował to stratą poświęconego na rozmowy czasu oraz kosztami mediacji, o czym od początku wiedział. Podczas spotkania indywidualnego, bez udziału Andrzeja, mediator wysłuchał historii Ambrożego i dopytał o wiele aspektów. Porozmawiali również o tym, co dla Ambrożego jest ważne, nie tylko w tej konkretnej sytuacji, ale w obecnym czasie w prowadzonej działalności gospodarczej. Ambroży zdał też sobie sprawę z tego, że owy zleceniodawca może popsuć mu opinię wśród klientów na niewielkim rynku. Gdy wychodził z jego mieszkania i zagroził mu, że jak nie otrzyma pozostałej kwoty to pójdzie do sądu, tamten od razu zaznaczył - „tylko spróbuj, gwarantuję ci, że nie będziesz miał już żadnego klienta a o twoim braku kompetencji dowiedzą się wszyscy na rynku, będziesz skończony”. Co prawda jest już znany ze swojej fachowości, nie prowadzi działalności od wczoraj…ale kto wie, jakie tamten mężczyzna ma wpływy. Ambroży zdobywa klientów tylko dzięki poczcie pantoflowej, więc wizerunek faktycznie ma tu duże znaczenie…

Walka czy szukanie współpracy?

Po spotkaniach indywidualnych mediator zaprosił Ambrożego i Andrzeja na spotkanie wspólne. Ambroży trochę się tego obawiał, ale po pierwszym spotkaniu z mediatorem

wiedział już, że prowadzący spotkanie nie pozwoli na przemoc słowną, obwinianie czy oskarżanie. Pokazał też, że w miejscu prowadzenia mediacji są dwa pokoje, specjalnie przystosowane do tego typu spotkań (m.in. wygłuszone ściany) i uprzedził, że może być sytuacja, kiedy przez pewien czas będzie rozmawiał ze stronami na osobności. Poza tym już poznał mediatora na tyle, że ufa jego kompetencjom. W końcu zajmuje się rozwiązywaniem konfliktów na co dzień i pewnie już nie raz spotkał się z trudnymi do rozwiązania sytuacjami. Zatem w bezpiecznej atmosferze i sprzyjających rozmowom warunkach doszło do spotkania Ambrożego z Andrzejem. Mediator dbał o zachowanie spokoju, konstruktywną rozmowę, skupienie się na tym, co istotne oraz szukanie rozwiązania, które będzie akceptowalne dla obydwu panów. Tak, to ważne - mediacja zakończy się ugodą tylko wtedy, kiedy obaj panowie będą akceptowali jej warunki. Za wypracowanie warunków natomiast odpowiedzialni są oni sami. Mediator nie rozstrzyga sporu, nie wskazuje winnych i nie mówi kto co powinien zrobić. Swoją pracą ułatwia komunikację miedzy skonfliktowanymi stronami oraz wspiera ich w szukaniu rozwiązania, które będą akceptowali. To zupełnie odmienna rola od roli sędziego.

Dwie strony…medalu

Podczas spotkania wspólnego, w spokojnej atmosferze, panowie przeanalizowali całą ścieżkę składania zamówienia. Wcześniej zadeklarowali, że chcą sprawiedliwie i zgodnie z ustaleniami rozliczyć się oraz, że będą kierować się uczciwością. Ku zdziwieniu Ambrożego, Andrzej nawet przyniósł umowę, którą miał zostawić w mieszkaniu podpisaną, przed rozpoczęciem prac. Ambroży wcześniej był przekonany, że Andrzej specjalnie nie zostawił jej w mieszkaniu i całą tę sytuację zaplanował, żeby go oszukać. Tymczasem umowa była nawet podpisana. Mimo wszystko Andrzej nie godził się na zapłatę całej kwoty, twierdząc, że Ambrożemu się ona nie należy. Mediator dopytał czy Ambroży wykonał zlecenie niezgodnie z zamówieniem lub w sposób niezadowalający dla Andrzeja. Okazało się, że nic takiego. Andrzej zachwalał jakość wykonania prac, terminowość itp. Nie zgadzały się jednak obliczenia metrów wykonania malowania, stąd wychodziły mu inne kwoty. Ceny podane za metr i liczba metrów nie odzwierciedlały ostatecznej kwoty żądanej przez Ambrożego. Okazało się, że Ambroży popełnił błąd przy wyliczaniu kosztów malowania (jak twierdził, zdarzyło mu się to pierwszy raz w prowadzonej działalności) i kwota całkowita powinna być o 4 tysiące niższa. Co ciekawe, Andrzej również źle ją policzył, gdyż wyszło mu o 6 tysięcy mniej, dlatego właśnie o tyle obniżył pierwotne żądania wykonawcy. Po obliczeniach, w spokojnej atmosferze i bez wzajemnego oskarżania się o oszustwo, Andrzej i Ambroży przeprosili się nawzajem, Andrzej zobowiązał się dopłacić Ambrożemu brakujące 2 tysiące złotych i ponadto zlecił mu kolejne wykonanie remontu, tym razem w swoim biurze. To ostatnie zostało już poza

treścią ugody, a w nowej umowie, którą panowie mieli podpisać przed rozpoczęciem prac. Ambroży i Andrzej wyszli z przekonaniem, że zawsze warto rozmawiać.

Mediacja w sprawach gospodarczych, zważywszy na długotrwałość postępowań sądowych, ale też dbałość o wizerunek przedsiębiorców czy chęć ewentualnej dalszej współpracy, to korzyści nie tylko dla portfela, ale również dla rozwoju firmy. Korzystają z niej zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i duże korporacje. Bo dziś każdy dojrzały przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że szukanie współpracy (choćby tylko przy rozwiązaniu konfliktu) jest znacznie lepsze od prowadzenia walki na argumenty. Jeśli do tego ma się realny wpływ na wynik sporu, korzyści są po prostu bezsporne.

Tekst: Anna Warlich

—————————————————————————————————————

Podstawowe przepisy prawa regulujące mediację:

Art. 183¹ Istota mediacji

• 1. Mediacja jest dobrowolna.
• 2. Mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. Umowa może być zawarta także przez wyrażenie przez stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek, o którym mowa w art. 183⁶ wszczęcie mediacji § 1.
• 3. W umowie o mediację strony określają w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora.
• 4. Mediację prowadzi się przed wszczęciem postępowania, a za zgodą stron także w toku sprawy.

Art. 183^3a Metody prowadzenia mediacji

Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące.

Art. 183³ Zasada bezstronności mediatora

• 1. Mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji.
• 2. Mediator niezwłocznie ujawnia stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności.

Art. 183⁴ Tajemnica mediacji

• 1. Postępowanie mediacyjne nie jest jawne.
• 2. Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z

prowadzeniem mediacji. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tego obowiązku.

• 3. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

Źródło: Dz.U.2024.0.1568 t.j. - Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego