Czas goni nas − prokrastynacja a zarządzanie firmą zgodnie z harmonogramem i terminami.

Na pewno każdy przedsiębiorca zna powiedzenie „czas to pieniądz”.
Ale co zrobić, jeśli nie mamy zbyt wiele czasu, a dodatkowo wisi nad nami widmo utraty pieniędzy? Zastanawiała się nad tym Weronika, projektantka wnętrz, która wzięła na siebie jednocześnie kilka dużych projektów, a dodatkowo zabrała się za ich realizację zdecydowanie za późno.

Weronika prowadzi własną firmę od trzech lat. Po ukończeniu architektury wnętrz na Akademii Sztuk Pięknych, szybko dostała się na płatny staż do znanej pracowni architektonicznej, by zaraz potem rozpocząć własną działalność gospodarczą. Sporo inwestowała w rozwój, zadbała o promocję swych usług w branży i dobre pozycjonowanie w Internecie. Nadszedł czas na pierwsze zlecenia.

Dobre złego początki

        Weronika, po otrzymaniu zlecenia na projekt wnętrz do kliniki stomatologicznej, była zachwycona. Pierwszy klient i tak ambitne zadanie! Cieszyła się, że obdarzono ją zaufaniem. Na etapie domykania szczegółów umowy sama wynegocjowała termin oddania gotowego projektu. Uwzględniła fakt, że prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, dlatego nie ma dodatkowych zasobów ludzkich do wykorzystania. Wzięła pod uwagę również to, że nie ma dużego doświadczenia. Przewidywała, że skończy co najmniej miesiąc przed ustalonym momentem oddania projektu, a potem wyjedzie na zasłużony urlop.  

        Niestety, w najmniej odpowiednim momencie (jak to zwykle bywa) zachorowała na zapalenie zatok, co skutecznie uniemożliwiło jej aktywność zawodową przez okres dwóch tygodni. Weronika zaraz potem usiadła do projektu, konsultując wizję
z wykonawcą i domykając etap zbierania oczekiwań od zleceniodawcy. Na następny dzień jednak przyjęła kolejne zlecenie – tym razem chodziło o pilne wykończenie mieszkania dla dewelopera, który obiecał kontynuację współpracy w przyszłości. Po sześciu dniach intensywnej pracy, Weronika mogła znowu przystąpić do prac nad projektem wnętrz dla kliniki dentystycznej, ale niezwykle ciężko było powrócić do wstępnie zaznaczonej koncepcji. Czuła jakby coś ją odrzucało od tego zlecenia, choć zakładając firmę właśnie o takich projektach marzyła. Dwa dni zwlekała z doborem tkanin do zaaprobowanej wcześniej kolorystyki pomieszczeń. Coś ją blokowało.
W tym czasie dobry znajomy poprosił ją o wsparcie przy dokończeniu boksów wystawowych w hali targowej i zaproponował godziwe wynagrodzenie. Weronika, nie rozumiejąc dlaczego, wolała zabrać się za to zadanie − projekt dla kliniki stomatologicznej znowu musiał czekać na swoją kolej. Czas płynął nieubłaganie.

O co właściwie chodzi?

        „O co właściwie chodzi?” zastanawiała się Weronika. „Mam ambitne zadania, spełniam swoje zawodowe marzenia, a równocześnie nie mam efektów? Po prostu robię wszystko, żeby nie zrobić tego projektu dobrze. Wkrótce, zamiast wyjazdu na narty i odpoczynku, będę płaciła kary umowne, wynikające z przekroczenia ustalonych terminów. Jakość wykonanego projektu z pewnością również na tym ucierpi”.

        Weronika długo biła się z myślami. Ostatecznie postanowiła pojechać do domu rodzinnego, aby trochę odpocząć, mimo świadomości, że to będą kolejne dni bez postępu prac (rodzice mieszkają w maleńkiej podkarpackiej wiosce, gdzie zasięg internetowy jest mocno ograniczony). Opowiedziała rodzicom o tym, jakie pomysły przyszły jej do głowy, by nie rozpocząć konkretnych prac nad jej najważniejszym, w zasadzie długo wyczekiwanym, projektem. Nagle musiała posprzątać całe biuro („bo jak można inaczej przystąpić do pracy?”), nawet nie zastanowiło jej „po co do pracy przy komputerze czyste okna i wyprane firanki?”. W tym samym czasie zapisała się na kurs w zakresie architektury zieleni, choć przecież w klinice stomatologicznej zupełnie nie byli takimi rozwiązaniami zainteresowani. Kiedy pewnego wieczoru złapała się na tym, że przez kilka godzin usuwała ze skrzynki mailowej nieistotne wiadomości, była już zbyt przytłoczona, żeby usiąść do projektu wyposażenia kliniki.

Z dnia na dzień, tych dodatkowych zadań było coraz więcej, na co nałożyły się kolejne aktywności zawodowe, z których Weronika nie chciała zrezygnować. Stopniowo jej zniechęcenie wobec projektu wyposażenia wnętrz kliniki dentystycznej rosło, podobnie jak lęk przed karą umowną i słabą jakością wykonanego zadania. Jej wyrzuty sumienia i poczucie przeciążenia nie ułatwiały zadania. Czuła się beznadziejnie.

Rodzice wysłuchali jej cierpliwie i uświadomili, że jeszcze w czasie szkoły zauważyli u niej tego typu zachowania. Odwlekanie realizacji prac domowych, szczególnie przy trudniejszych przedmiotach, czy egzaminach były na porządku dziennym. Użyli
w tym miejscu słowa prokrastynacja i zapewnili, że będą wspierać córkę, by mogła rozwijać się zawodowo.

„Czas goni nas”, ale można zwyciężyć w tym biegu

Weronika postanowiła nie poddać się swojemu zniechęceniu i coraz bardziej dręczącym myślom w stylu „nie uda mi się”, „jestem do niczego”, „jak mogłam tak nawalić?” Zdecydowała zgłębić wątek prokrastynacji. Sięgnęła do wielu źródeł, które tylko potwierdzały jej wstępna diagnozę. Postanowiła, że zmierzy się z tym tematem powoli, ale skutecznie.

Na początku podjęła decyzję o ograniczeniu wszystkich rozpraszaczy (dystraktorów). Wśród nich – najgorsze wydały się social media. Pretekstem do ciągłego sprawdzania powiadomień był oczywiście aspekt biznesowy: śledzenie najnowszych trendów, reklama internetowa, poszukiwanie ciekawych ofert. W praktyce jednak, Weronika spędzała około czterech godzin w ciągu dnia na aktywność w mediach społecznościowych (co wiedziała dzięki raportom, które ustawiła sobie w telefonie). Od tej chwili, zaplanowała sobie jedną, konkretną godzinę w ciągu tygodnia w celu biznesowego wykorzystania profili w mediach społecznościowych.

Planując pracę, zrobiła sobie szczegółowy harmonogram (było to piękne wizualnie, bo Weronika wykorzystuje swój talent wszechstronnie), z zaznaczeniem priorytetów oraz uwzględnieniem „zapasu” czasowego, w razie nieprzewidzianych okoliczności.

Chciała skorzystać z dostępnych w Internecie aplikacji wspierających proces planowania, ale zdecydowania bardziej przemawiał do niej jej projekt.

Zauważyła też, że czasem nielogicznie ustawiała różne aktywności, co sprawiało, że kilka razy w tygodniu mijała sklep z farbami, tekstyliami oraz centrum ogrodnicze. Przecież mogła to zaplanować jednego dnia, w końcu doba nie jest z gumy i nie da się jej rozciągnąć. Nie wspominając już o kosztach paliwa i konieczności stania w korkach.

Trudniejszym wyzwaniem okazało się opóźnianie wykonania zadania, mimo negatywnych konsekwencji. Weronika, nie tylko spóźniała się z realizacją zlecenia, ale też zaniedbała przez to inne umowy, co skutkowało opóźnieniami w płatnościach i licznymi trudnymi rozmowami z kontrahentami. Lawina dodatkowych konsekwencji, które zauważyła to: złe samopoczucie, mniejsza odporność i częste infekcje, zaległości z płatnościami za wynajmowany lokal i abonament na specjalistyczne programy wspierające jej pracę, nie wspominając już konflikcie z kolegą, który poprosił ją o wsparcie przy dokończeniu boksów w wystawowej hali targowej, co okazało się o wiele bardziej angażujące i czasochłonne.

Po rozmowie z rodzicami i swoją księgową (a prywatnie dobrą znajomą), Weronika uświadomiła sobie, ile niepotrzebnych aktywności zrealizowała w miejsce właściwej pracy nad projektem wnętrz kliniki. Musiała zatem za każdym razem zadać sobie pytanie: „na ile ta aktywność przybliża mnie do celu?”, „Czy to jest zadanie z mojej listy?”

I najważniejsze – zadbała o docenienie siebie za każdy postęp prac. Który przedsiębiorca nie lubi nagrody w postaci przelewu za zrealizowane zlecenie czy pochwały klienta w zakładce z opiniami? Tu chodzi jednak o to, żeby poszukać takich czynności (np. wyjście na dobrą kawę), które będą stanowiły gratyfikację dla nas, a jednocześnie zachęcą nas do dalszej pracy w kierunku realizacji celu. A jeśli przy okazji pozwoli nam to na odrobinę relaksu…to najlepszy krok, by poradzić sobie z prokrastynacją i jej negatywnymi konsekwencjami.

Prokrastynacja to w dosłownym rozumieniu zwłoka (z łac. procrastinatio – odroczenie, zwłoka). Określamy tym pojęciem wszelkiego typu opóźnienia w wykonywaniu prac, zleceń, zadań. Nie chodzi o sytuacje sporadyczne czy takie, które są uzasadnione nagłymi bądź wyjątkowymi sytuacjami. Istotą prokraktynacji jest chroniczne odraczanie wykonywania zadań, uzupełnione szukaniem zajęć zastępczych, co może być podszyte lękiem przed niepowodzeniem oraz niskim poczuciem własnej wartości. Katrin Klingsieck sugeruje wyodrębnienie dysfunkcjonalnych i funkcjonalnych form odkładania. Zwlekanie dysfunkcjonalne to właśnie prokrastynacja, co definiowane jako opóźnianie ustalonego czasu rozpoczęcia pracy nad czymś, co zostało zaplanowane; to również przenoszenie (zmienianie) kolejnych terminów i angażowanie się w działania zbędne w danym momencie. Jest to opóźnianie realizacji zaplanowanego wcześniej, ważnego dla nas zadania, które występuje mimo negatywnych konsekwencji tego. Odkładanie zadań, mimo początkowej decyzji o ich podjęciu, może łączyć się też z destrukcyjnymi przekonaniami na temat siebie, całą gamą silnych emocji (poczucie winy, zniechęcenie, obawy) oraz niską odpornością na frustrację.

Zachowania prokrastynacyjne niosą szereg negatywnych konsekwencji dla jednostki i jej otoczenia. Mogą – jak w przypadku Weroniki opisanej w powyższej historii − skutkować pogarszającym się stanem zdrowia (choroby psychosomatyczne, problemy ze snem, przemęczenie), pogorszeniem stanu psychicznego, zaburzeniem relacji prywatnych i zawodowych, stratami w ekonomicznej sferze życia (utrata kontraktów biznesowych, zaniedbania w rozliczeniach podatkowych, zwlekanie z opłaceniem należności).

Warto zatem przyjrzeć się swojemu odwlekaniu i poszukać sposobów, by poradzić sobie z nim, nie odkładając tego na później.

Tekst: Ewelina Flatow-Kaleta

WYKORZYSTANA LITERATURA:

Mączyńska E. (2019). Prokrastynacja – wpływ na nasze życie i gospodarkę. Refleksje na temat książki: Ethan Tussey, Prokrastynacja. Kto zarabia na twojej przerwie? Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2018. "Biuletyn Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego", nr 1, s. 21-24.

Zawiślański Wojciech: Poradnik radzenia sobie z prokrastynacją (2023). Wydział Oceanografii i Geografii Uniwersytetu Gdańskiego, vol. 8, no. 2, s. 82-89

Katarzyna Markiewicz (2018). Prokrastynacja i prokrastynatorzy. Definicja, etiologia, epidemiologia i terapia. Annales Universitatis Mariae Curie-Skłodowska, sectio J – Paedagogia-Psychologia, vol.31 nr 3.