Naładuj baterie … czyli jak być efektywnym w pracy.

Pracujesz nawet podczas urlopu, o weekendach nie wspominając. Wstajesz wcześniej, by wywiązać się z nadmiaru obowiązków, twoje godziny pracy przeplatają się z nadgodzinami – w sumie – pojęcie „nadgodziny” jest Ci obce. Kiedy pojawia się w firmie podbramkowa sytuacja, Ty bierzesz wszystkie zobowiązania na swoje barki. Niby dajesz radę, ale jak to wpływa na Twoją efektywność?

Co zrobić, by wykorzystać optimum swoich możliwości, a tym samym nie mieć poczucia przytłoczenia? W którym kierunku pójść, by w miejsce przemęczenia, a nawet wypalenia zawodowego, pojawił się efekt flow, a może spektakularny sukces w konkursie na dofinansowanie Twojej działalności? Jak zadbać o efektywność w miejscu pracy bez uszczerbku na psychofizycznym dobrostanie? Jak budować przewagę konkurencyjną i zarządzać efektywnością przedsiębiorstwa dbając o wypoczynek i regenerację pracowników?

Dorota Walentek, w swoim artykule, wskazuje, że pojęcie efektywność pochodzi od łacińskiego czasownika ex facio, oznaczającego „osiągnąć coś z czegoś”. Efektywny pracownik, na skutek swoich działań, osiąga bardzo dobre, a nawet najlepsze rezultaty i realizuje postawione przed nim cele w sposób satysfakcjonujący.  

Wśród czynników mających wpływ na efektywność pracownika wymienia się czas spędzany poza pracą oraz kondycję psychofizyczną, w szczególności samopoczucie i dobrostan pracowników. Według badania instytutu Business Health „The Workplace Health Report” niska jakość zdrowia psychicznego i subiektywnego dobrostanu obniża efektywność i zadowolenie z pracy u prawie 20 procent badanych. Wiąże się to z tym, że ponad 80 procent badanych pracowników odczuwa zmęczenie w pracy, ponad połowa z nich ma problem ze snem, a ponad 70 procent badanych pracowników miewa trudności ze zrelaksowaniem się i odczuwa ciągły niepokój. Jednocześnie wykazano, że niemal połowa pracowników ma problem z koncentracją, a co dziesiąty pracujący ma trudność z podejmowaniem decyzji.

Ważnym czynnikiem organizacyjnym, który ma wpływ na dobrostan, jest zarządzanie czasem pracy, na przykład wykorzystanie okresu najwyższej wydajności organizmu. Krzywa Otto Graff wskazuje na najwyższą wydajność z początkiem dnia pracy, dalej efektywność powoli spada, następnie ponownie wzrasta w godzinach popołudniowych. Ważna jest również elastyczność godzin pracy, a także możliwość wykonywania pracy w formule zdalnej. Jednym
z wielu wyzwań, które pozwalają zadbać o efektywność pracowników i wizerunek firmy, staje się inwestowanie w dobrostan pracowników, chociażby w zakresie zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, czyli work-life balance (w skrócie WLB). Koncepcja work-life balance początkami sięga lat siedemdziesiątych i osiemdziesiątych XX wieku, kiedy to dokonano konstatacji, że efektywność pracownika nie wzrasta pomimo stosowania licznych środków motywujących. Jak się okazało: ma to związek z przemęczeniem pracownika. Pracownik – szczególnie ten ambitny – dążąc do realizacji zobowiązań wynikających z wielu pełnionych ról, podejmuje się ich często w ponadwymiarowym wymiarze godzin, co generuje frustrację, spadek efektywności i satysfakcji z pracy. To błędne koło, w dłuższej perspektywie czasowej, może prowadzić do wielu skutków niekorzystnych, zarówno z punktu widzenia samej jednostki (przewlekły stres, wypalenie zawodowe, konsekwencje zdrowotne), jak również przedsiębiorstwa (między innymi: absencja i rotacja pracowników, błędy i wypadki w pracy, mniejsza efektywność). Warto podkreślić, że pojęcie WLB nie odnosi się wyłącznie do relacji między pracą a życiem rodzinnym, dotyczy bowiem wszystkich pracowników, niezależnie od ich sytuacji rodzinnej. Współcześnie podejście to uwzględnia szerszy kontekst funkcjonowania jednostki, wskazując, że na jej efektywność zawodową mogą wpływać – poza życiem rodzinnym − także inne aspekty: aktywność społeczna, życie towarzyskie, zainteresowania, możliwość rozwoju czy właśnie odpoczynek.

Zachowanie odpowiednich proporcji pomiędzy pracą a czasem prywatnym, które uznawane jest za jeden z fundamentalnych czynników wpływających na jakość życia jednostki, także w kontekście efektywności zawodowej, może nastręczać wielu trudności. Przykład Ewy i Krzysztofa, przedsiębiorców spod Szczecina, doskonale obrazuje skutki zaniedbań w tym obszarze w prowadzonej przez nich firmie z branży fryzjersko-kosmetycznej. Z uwagi na specyfikę branży, Ewie i Krzysztofowi niezwykle trudno było zadbać o komfort i regenerację pracowników: trzech specjalistek w zakresie kosmetologii, stylisty fryzur i barbera. Szczególnie, że ich nowo założona firma musiała dopiero kształtować swoją markę, a Ewie zależało, by zbudować przewagę konkurencyjną w miejscowości, w której działały już trzy firmy o podobnym profilu. Praca w godzinach wieczorno-popołudniowych, klienci umawiani poza grafikiem,
z biegiem czasu odbijała się, nie tylko na motywacji pracowników, ale też ich efektywności. Prosta usługa zajmowała coraz więcej czasu, pracownicy sygnalizowali trudności ze skupieniem. Spadał poziom obsługi klienta. Ciężko być uśmiechniętym, jeśli w sobotę przed „długim świątecznym weekendem” trzeba poświęcać czas na dbałość o piękny i zdrowy wizerunek klientki, podczas gdy samemu nie można poświęcić czasu sobie, ani rodzinie.

Wkrótce Ewa i Krzysztof, jako właściciele firmy, musieli zmierzyć się z narzekaniami pracowników i licznymi zwolnieniami chorobowymi, z których część była ewidentnie powodowana wyłącznie chęcią „przedłużenia” wolnego od pracy, co mogli wywnioskować, śledząc fotorelację pracowników z wakacji. Do tego doszły skargi klientów na niedbale, pośpiesznie lub niewłaściwie wykonaną usługę. Atmosfera w pracy była napięta, grafik się sypał, a przedsiębiorcy coraz bardziej zaczęli dostrzegać widmo utraty klientów, o których przecież cały zespół tak walczył. Ewa i Krzysztof rozważyli różne możliwości wsparcia swoich pracowników, tak by zatroszczyć się o ich dobrostan, mając na względzie utrzymanie własnej firmy. Nie da się ukryć, że sytuacja firmy bardzo wpłynęła także na ich samopoczucie.

W pierwszej kolejności Ewa postarała się o umowę o współpracy z jedną ze szkół działających na terenie Szczecina, tak by praktykanci mogli wesprzeć jej pracowników w tych mniej ambitnych, a bardzo czasochłonnych zadaniach. Ewa i Krzysztof, świadomi, jak ważne jest systematyczne „doładowywanie baterii”, zadbali także o dofinansowanie wypoczynku pracowników oraz udostępnianie im pakietu wejściówek na spektakle i koncerty. Zdecydowali się także na zorganizowanie weekendowego treningu mindfulness (treningu uważności) oraz szkolenie online na temat roli WLB. Na efekty nie trzeba było długo czekać, a wypoczęci i uśmiechnięci pracownicy stanowili najlepszą wizytówkę dla salonu Ewy i Krzysztofa, który zyskał też nową nazwę: „Czas dla siebie”.

W powyższym przykładzie można odnaleźć wiele mechanizmów i prawidłowości, obserwowanych na co dzień w przedsiębiorstwach, niezależnie od branży, w której działają, ich doświadczenia, czy pozycji na rynku. Czas spędzany poza pracą jest elementem, który ma bezpośrednie przełożenie na pracę. Zagwarantowanie możliwości odpoczynku i zapewnienie odpowiedniej równowagi między pracą a życiem prywatnym, społecznym, rozwojem lub błogim leniuchowaniem, procentują w obszarze związanym z efektywnością i dobrostanem pracowników. Stąd, tak ważne jest by w zarządzaniu efektywnością przedsiębiorstwa, nie pomijać tego aspektu.

Tekst: Ewelina Flatow-Kaleta